Ein Rahmenvertrag mit einer Firma regelt Preise, Zahlungsziel, Storno, Haftung und Laufzeit einmal für alle künftigen Buchungen. Jede einzelne Belegung braucht danach nur noch Zeitraum, Bettenzahl und Namen. Entscheidend sind drei Punkte: ein Zahlungsziel, das unter der gesetzlichen 60-Tage-Grenze bleibt, eine Stornoregel, die ersparte Aufwendungen abzieht, und eine klare Aussage, ob die Firma Betten nur reservieren oder auch fest abnehmen muss.
Wie Sie Firmenkunden überhaupt finden, beschreibt der Ratgeber Monteurzimmer an Firmenkunden vermieten. Hier geht es um den nächsten Schritt: den Vertrag, wenn aus der ersten Anfrage eine dauerhafte Zusammenarbeit werden soll. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht; für einen Vertrag über größere Summen lohnt die Durchsicht durch eine Anwältin oder einen Anwalt.
Drei Vertragsformen im Vergleich: Wer trägt das Leerstandsrisiko?
Der Begriff „Rahmenvertrag" steht für sehr unterschiedliche Abmachungen. Der Unterschied liegt vor allem darin, wer für leere Betten zahlt.
| Vertragsform | Was die Firma zusagt | Leerstandsrisiko | Typischer Preis | Geeignet, wenn |
|---|---|---|---|---|
| Rahmenvertrag ohne Kontingent | Nur die Bedingungen; jede Buchung ist ein eigener Vertrag | Vermieter | Listenpreis oder kleiner Firmennachlass | die Firma unregelmäßig bucht |
| Kontingent mit Freigabefrist | Reservierte Betten, die bis zu einer Frist kostenfrei zurückgegeben werden können | geteilt bis zur Frist, danach Firma | Nachlass von rund 5 bis 10 Prozent (Redaktionsschätzung) | Projekte mit planbarer, aber schwankender Teamgröße |
| Kontingent mit Abnahmegarantie | Feste Zahl Betten über einen festen Zeitraum, belegt oder nicht | Firma | Nachlass von rund 10 bis 20 Prozent (Redaktionsschätzung) | Großbaustellen, Netzausbau, Wartungsprojekte über Monate |
Rechtlich ist der Rahmenvertrag ohne Kontingent nur eine Vorabvereinbarung über Bedingungen. Einen Anspruch auf Belegung gibt er Ihnen nicht. Erst die einzelne Buchung („Abruf") verpflichtet die Firma zur Zahlung. Wer Planungssicherheit möchte, braucht deshalb ein Kontingent, und wer das Leerstandsrisiko vollständig abgeben will, eine Abnahmegarantie.
Welches Recht gilt: Paragraf 549, 578 und 310 BGB
Für Monteurzimmer gibt es kein eigenes Gesetz. Die Gerichte behandeln den Beherbergungsvertrag als gemischten Vertrag mit überwiegend mietrechtlichem Kern. Daraus folgen drei Punkte, die in den Vertrag gehören:
- Vorübergehender Gebrauch: Für Wohnraum, der nur zum vorübergehenden Gebrauch vermietet wird, gelten Mieterhöhungsregeln, Mietpreisbremse und Kündigungsschutz nicht (Paragraf 549 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Der Vertrag sollte den Zweck deshalb ausdrücklich benennen, etwa „Unterbringung von Mitarbeitern für das Projekt X".
- Firma als Vertragspartner: Mietet eine Firma Räume, um sie Mitarbeitern zu überlassen, spricht viel für ein gewerbliches Verhältnis nach Paragraf 578 BGB. Bei tageweiser Abrechnung mit Wäsche und Reinigung liegt meist Beherbergung vor. Für längere Aufenthalte lohnt ein Blick in den Ratgeber zum Langzeitaufenthalt von Monteuren.
- Kein Verbraucherschutz-AGB-Recht: Gegenüber Unternehmern gelten die Klauselverbote der Paragrafen 308 und 309 BGB nicht unmittelbar (Paragraf 310 Abs. 1 BGB). Die allgemeine Angemessenheitskontrolle nach Paragraf 307 BGB bleibt aber bestehen, und Gerichte ziehen die Wertungen des Paragrafen 309 dabei heran. Überzogene Klauseln sind also auch im Firmenvertrag angreifbar.
Ein Vorteil des Firmengeschäfts: Sind beide Seiten Kaufleute, dürfen Sie einen Gerichtsstand am Ort Ihrer Unterkunft vereinbaren (Paragraf 38 Abs. 1 ZPO). Gegenüber Einzelunternehmern ohne Handelsregistereintrag greift diese Erleichterung nicht.
Zahlungsziel: 14 Tage sind üblich, mehr als 60 Tage nur ausnahmsweise wirksam
Große Auftraggeber schlagen gern 45, 60 oder 90 Tage Zahlungsziel vor. Das Gesetz zieht eine Grenze: Eine Vereinbarung, nach der Sie Ihr Geld erst nach mehr als 60 Tagen verlangen können, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und für Sie nicht grob unbillig ist (Paragraf 271a Abs. 1 BGB). Bei öffentlichen Auftraggebern liegt die Grenze bei 30 Tagen, mehr als 60 Tage sind dort unwirksam (Abs. 2).
Ohne Vereinbarung gerät eine Firma spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (Paragraf 286 Abs. 3 BGB). Mit einem festen Zahlungsdatum im Vertrag tritt Verzug schon ohne Mahnung ein (Abs. 2 Nr. 1). Ab dann stehen Ihnen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz zu, seit 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent, und eine Pauschale von 40 Euro (Paragraf 288 Abs. 2 und 5 BGB; Bundesbank, Basiszinssatz 1,52 Prozent ab 01.07.2026). Ein Ausschluss dieser Pauschale im Vertrag gilt im Zweifel als grob unbillig (Paragraf 288 Abs. 6).
Rechenbeispiel Monatsrechnung: Vier Betten zu 28 Euro netto, 30 Nächte, ergeben 3.360 Euro netto. Mit sieben Prozent Umsatzsteuer für die Beherbergung (Paragraf 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) sind das 235,20 Euro Steuer, zusammen 3.595,20 Euro. Zahlt die Firma 20 Tage nach dem vereinbarten Datum, schuldet sie 3.595,20 Euro mal 10,52 Prozent mal 20/365 = 20,72 Euro Zinsen plus 40 Euro Pauschale. Der Betrag ist klein, die Klausel wirkt trotzdem: Sie zeigt der Buchhaltung des Kunden, dass Fristen ernst gemeint sind. Wie Sie bei ausbleibender Zahlung vorgehen, steht in den Ratgebern Zahlungserinnerung an Gäste und Firmenkunden und Zahlungsausfall bei Firmen.
Im ersten Halbjahr 2026 registrierten die Amtsgerichte 12.812 beantragte Unternehmensinsolvenzen, 6,7 Prozent mehr als ein Jahr zuvor; im Baugewerbe kamen 53,4 Insolvenzen auf 10.000 Unternehmen (Destatis, Pressemitteilung Nr. 325 vom 11.09.2026). Bei Neukunden sind Vorauszahlung für die erste Woche und danach Abrechnung alle 14 Tage deshalb eine sachliche Absicherung, keine Unhöflichkeit.
Storno im Firmenvertrag: 80 bis 90 Prozent bei reiner Übernachtung
Sagt eine Firma eine feste Buchung ab, bleibt sie grundsätzlich zur Zahlung verpflichtet; Sie müssen sich aber ersparte Aufwendungen und Einnahmen aus einer anderweitigen Vermietung anrechnen lassen (Paragraf 537 Abs. 1 BGB). Für die ersparten Aufwendungen haben sich Pauschalen durchgesetzt, die Dehoga und IHA übernommen haben (Tageskarte, Hotelrecht, 29.07.2026):
| Leistung | Höchste Stornopauschale | Abzug für ersparte Aufwendungen |
|---|---|---|
| Übernachtung ohne Verpflegung, Ferienwohnung | 80 bis 90 Prozent | 10 bis 20 Prozent |
| Übernachtung mit Frühstück | 80 Prozent | 20 Prozent |
| Halbpension | 70 Prozent | 30 Prozent |
| Vollpension | 60 Prozent | 40 Prozent |
Damit eine Pauschale hält, braucht die Klausel zwei Sätze: Die Firma darf nachweisen, dass ein geringerer Schaden entstanden ist, und Einnahmen aus einer Weitervermietung werden angerechnet. Bei Kontingenten kommt eine gestufte Freigabefrist hinzu. Allgemeine Überlegungen zu Stornoregeln finden Sie im Ratgeber Stornierungsbedingungen festlegen.
Rechenbeispiel Teilstorno: Eine Firma hat vier Betten für zehn Nächte zu 28 Euro netto gebucht und sagt sieben Tage vor Anreise zwei Betten ab. Laut Vertrag sind Absagen bis 14 Tage vorher kostenfrei, von 13 bis 7 Tagen werden 50 Prozent fällig, danach 80 Prozent. Zwei Betten mal zehn Nächte mal 28 Euro ergeben 560 Euro; 50 Prozent davon sind 280 Euro netto. Vermieten Sie eines der Betten für sechs Nächte über eine Plattform weiter und bleiben Ihnen nach Provision 25 Euro je Nacht (Airbnb behält im einheitlichen Gebührenmodell 15,5 Prozent ein, Airbnb-Hilfe, Artikel 1857), sind 150 Euro anzurechnen. Die Firma zahlt dann 130 Euro netto.
Entscheidungshilfe: 5 Fälle, 3 Vertragsformen
- Wenn die Firma nur gelegentlich einzelne Monteure schickt, dann genügt ein Rahmenvertrag ohne Kontingent mit festen Preisen und Stornoregeln.
- Wenn ein Projekt über mehrere Monate läuft, die Teamgröße aber wöchentlich schwankt, dann passt ein Kontingent mit Freigabefrist, etwa sieben Tage vor jeder Belegungswoche.
- Wenn die Firma Betten exklusiv blockieren will, sodass Sie keine Plattformgäste mehr aufnehmen können, dann sollte eine Abnahmegarantie gelten. Sonst tragen Sie den Leerstand allein.
- Wenn der Auftraggeber eine Behörde oder ein öffentliches Unternehmen ist, dann planen Sie mit höchstens 30 Tagen Zahlungsziel und rechnen Sie mit einem formalen Vergabeverfahren.
- Wenn es sich um einen Neukunden ohne Zahlungshistorie handelt, dann vereinbaren Sie Vorauszahlung für die erste Belegungswoche und kurze Abrechnungsintervalle.
Musterklauseln: zwölf Bausteine zum Anpassen
Die folgenden Formulierungen sind Bausteine, keine fertige Vertragsvorlage. Passen Sie Zahlen und Fristen an Ihr Haus an und lassen Sie den fertigen Text prüfen.
§ 1 Gegenstand. Der Vermieter überlässt dem Kunden Betten in der Unterkunft [Adresse] zur vorübergehenden Unterbringung von Mitarbeitern des Kunden für das Projekt [Bezeichnung]. Jede Buchung (Abruf) kommt durch Bestätigung des Vermieters in Textform zustande.
§ 2 Kontingent. Der Vermieter hält im Zeitraum [von] bis [bis] [Anzahl] Betten für den Kunden bereit. Der Kunde kann nicht benötigte Betten bis [7] Tage vor Beginn der jeweiligen Belegungswoche kostenfrei freigeben. Danach gilt § 7.
§ 3 Preise. Der Preis beträgt [28] Euro netto je Bett und Nacht inklusive Bettwäsche, Handtüchern, WLAN und Endreinigung. Zwischenreinigungen erfolgen [wöchentlich]. Hinzu kommen die gesetzliche Umsatzsteuer und örtliche Übernachtungsteuern in der jeweils geltenden Höhe.
§ 4 Preisanpassung. Für Buchungen, die mehr als zwölf Monate nach Vertragsschluss beginnen, kann der Vermieter die Preise mit einer Ankündigung von zwei Monaten anpassen. Übersteigt die Erhöhung [5] Prozent, kann der Kunde den Rahmenvertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung kündigen.
§ 5 Abrechnung und Zahlung. Der Vermieter rechnet alle [14] Tage ab. Rechnungen sind innerhalb von [14] Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar. Die erste Belegungswoche ist vor Anreise zu zahlen.
§ 6 Belegungsdaten. Der Kunde übermittelt spätestens [24] Stunden vor Anreise die Namen der Mitarbeiter. Ausländische Mitarbeiter unterschreiben am Ankunftstag den gesetzlichen Meldeschein und weisen sich mit Pass oder Ausweis aus.
§ 7 Absage. Bei Absage bestätigter Buchungen ab dem [13.] Tag vor Anreise berechnet der Vermieter [50] Prozent, ab dem [6.] Tag [80] Prozent des vereinbarten Preises. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist. Einnahmen aus einer anderweitigen Vermietung werden angerechnet.
§ 8 Hausordnung. Die Hausordnung in der Anlage ist Vertragsbestandteil. Der Kunde weist seine Mitarbeiter darauf hin. Rauchen in den Räumen ist untersagt; bei Verstoß fällt eine Sonderreinigung von [150] Euro netto an.
§ 9 Schlüssel und Zugänge. Verlorene Schlüssel oder Karten ersetzt der Kunde zu Selbstkosten, einschließlich eines notwendigen Austauschs der Schließung.
§ 10 Haftung. Der Kunde haftet für Schäden, die seine Mitarbeiter schuldhaft verursachen. Der Vermieter haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit unbeschränkt, im Übrigen nur bei Verletzung wesentlicher Pflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren Schaden.
§ 11 Laufzeit. Der Rahmenvertrag läuft bis [Datum] und verlängert sich jeweils um [sechs] Monate, wenn er nicht mit einer Frist von [einem] Monat in Textform gekündigt wird. Bestätigte Buchungen bleiben von einer Kündigung unberührt.
§ 12 Schlussbestimmungen. Änderungen bedürfen der Textform. Sind beide Parteien Kaufleute, ist Gerichtsstand [Ort der Unterkunft]. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
Textform bedeutet nach Paragraf 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, eine E-Mail genügt also. Eine Unterschrift auf Papier ist für diese Vertragsart nicht vorgeschrieben.
Meldeschein, Übernachtungsteuer, E-Rechnung: drei Pflichten, die der Vertrag aufgreifen sollte
Meldeschein: Einen besonderen Meldeschein unterschreiben nur ausländische Gäste, und zwar jede Person selbst am Ankunftstag (Paragraf 29 Abs. 2 BMG). Die Firma kann das nicht stellvertretend erledigen. Die Scheine bewahren Sie ein Jahr ab Abreise auf (Paragraf 30 Abs. 4 BMG). Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Meldepflicht bei Monteurzimmern.
Übernachtungsteuer: In Berlin beträgt sie seit 1. Januar 2025 7,5 Prozent (Dehoga Berlin, FAQ City Tax, Stand 09.01.2025), und berufliche Übernachtungen sind dort nicht mehr ausgenommen. Andere Städte regeln das unterschiedlich. Die Klausel „zuzüglich örtlicher Übernachtungsteuern in der jeweils geltenden Höhe" schützt Sie, wenn eine Satzung während der Laufzeit geändert wird. Mehr dazu im Ratgeber Kurtaxe und Bettensteuer abrechnen.
E-Rechnung: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen Firmenkunden ab 2027 elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen; für kleinere Vermieter verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027 (IHK Potsdam, E-Rechnungen). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, beschreibt der Ratgeber Rechnung für Monteurzimmer.
Nach Vertragsschluss: der Anruf um 19 Uhr
Den Aufwand machen nach der Unterschrift die vielen kleinen Abstimmungen: Die Disposition ruft um 19 Uhr an, weil morgen zwei Monteure mehr kommen. Ein Mitarbeiter findet abends den Zugangscode nicht. Die Buchhaltung fragt nach einer Aufstellung aller Nächte im Quartal. Zimmerwache beantwortet Gästenachrichten aus Airbnb, Booking.com und E-Mail und nimmt Anrufe rund um die Uhr an; Notfälle gehen an einen Menschen. Zusätzliche Betten bestätigen, Rechnungen schreiben und Aufstellungen für die Buchhaltung des Kunden erledigen Sie weiterhin selbst. Der Preis ist ein fester Monatspreis je Einheit: 99 Euro für die erste, 79 Euro für jede weitere und 59 Euro ab der zehnten Einheit, netto. Einzelheiten stehen auf der Seite Preise und unter Monteurzimmer.
Checkliste: 13 Punkte vor der Unterschrift
- ☐ Vertragspartner mit vollständigem Firmennamen, Rechtsform, Anschrift und Ansprechpartner erfasst
- ☐ Zweck „vorübergehende Unterbringung für Projekt X" benannt
- ☐ Vertragsform gewählt: ohne Kontingent, mit Freigabefrist oder mit Abnahmegarantie
- ☐ Preis je Bett und Nacht netto, enthaltene Leistungen und Zwischenreinigung festgelegt
- ☐ Umsatzsteuer und örtliche Übernachtungsteuer als Zuschlag geregelt
- ☐ Zahlungsziel unter 60 Tagen, bei Behörden höchstens 30 Tage
- ☐ Vorauszahlung für Neukunden und Abrechnungsintervall vereinbart
- ☐ Stornoklausel mit Gegenbeweis und Anrechnung der Weitervermietung
- ☐ Frist für Namensliste vor Anreise und Hinweis auf den Meldeschein
- ☐ Hausordnung als Anlage, Rauchverbot und Sonderreinigung beziffert
- ☐ Haftungsregel ohne Ausschluss für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden
- ☐ Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist in Textform
- ☐ Vertragsentwurf vor der ersten großen Buchung rechtlich prüfen lassen
Für die Preisfindung hilft der Ratgeber Monteurzimmer-Preis kalkulieren, für die Belegung mehrerer Personen im Zimmer der Ratgeber zur Mehrbettzimmer-Belegung.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Quellen
- Paragrafen 126b, 271a, 286, 288, 310, 537, 549, 578 BGB, gesetze-im-internet.de, Fassung zuletzt geändert am 23.07.2026 (Lesequelle lxgesetze.de), abgerufen am 30.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/
- Paragraf 38 ZPO, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 30.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__38.html
- Paragrafen 29 und 30 Bundesmeldegesetz, gesetze-im-internet.de, Fassung zuletzt geändert am 22.07.2026, abgerufen am 30.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__29.html
- Paragraf 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 30.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__12.html
- Deutsche Bundesbank: Bekanntgabe des Basiszinssatzes zum 1. Juli 2026, abgerufen am 30.10.2026: https://www.bundesbank.de/de/presse/pressemitteilungen/bekanntgabe-des-basiszinssatzes-zum-1-juli-2026-anpassung-auf-1-52--941386
- Statistisches Bundesamt: Pressemitteilung Nr. 325 vom 11.09.2026, Unternehmensinsolvenzen, abgerufen am 30.10.2026: https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/09/PD26_325_52411.html
- Tageskarte: Fehlerhafte Stornoklauseln können Hotels Geld kosten, 29.07.2026, abgerufen am 30.10.2026: https://www.tageskarte.io/hotelrecht/detail/fehlerhafte-stornoklauseln-koennen-hotels-geld-kosten.html
- Dehoga Berlin: FAQ City Tax ab Januar 2025, Stand 09.01.2025, abgerufen am 30.10.2026: https://dehoga-berlin.de/wp-content/uploads/2025/11/City-Tax-FAQs-ab-Jan-2025_Stand_090125.pdf
- IHK Potsdam: E-Rechnungen ab 2025, abgerufen am 30.10.2026: https://www.ihk.de/potsdam/ihk-service-und-beratung/e-rechnungen-ab-2025-6223258
- Airbnb-Hilfe, Artikel 1857 (Servicegebühren), abgerufen am 30.10.2026: https://www.airbnb.de/help/article/1857
