Wenn eine Firma das Monteurzimmer nicht bezahlt, entscheidet fast immer die Buchungsbestätigung darüber, wie viel Geld Sie am Ende sehen. Wer ein festes Zahlungsdatum oder wöchentliche Vorauszahlung vereinbart hat, riskiert höchstens eine Woche Miete und kann ab dem ersten Verzugstag 10,52 Prozent Zinsen und 40 Euro Pauschale verlangen. Wer dagegen nach vier Wochen Belegung eine einzige Rechnung „zahlbar sofort“ schickt, wartet im Schnitt über 40 Tage auf sein Geld und trägt im Ernstfall den ganzen Betrag als Ausfall.

Dieser Artikel zeigt die Fristen aus dem BGB, ein durchgerechnetes Beispiel, eine Entscheidungshilfe für Vorkasse oder Zahlungsziel und vier Mustertexte vom Bestätigungssatz bis zur letzten Mahnung. Er ersetzt keine Rechtsberatung; bei hohen Forderungen oder einer drohenden Insolvenz des Kunden lohnt sich ein Anwalt oder ein Inkassodienst.

Wie oft Firmen zu spät zahlen: 32 Tage Zahlungsziel plus 8 Tage Verzug

Die Zahlen des Debitorenregisters von Creditreform für das erste Halbjahr 2026 zeigen, womit Vermieter rechnen müssen (Creditreform, August 2026):

Kennzahl (1. Halbjahr 2026) Wert
Durchschnittliches Zahlungsziel in Deutschland 32,21 Tage
Durchschnittliche Überfälligkeit aller Rechnungen 8,14 Tage
Überfälligkeit bei kleinen Unternehmen 10,52 Tage
Überfälligkeit bei mittleren Unternehmen 10,66 Tage
Gesamte Forderungslaufzeit im Schnitt 40,35 Tage
Branchen mit besonders langen Laufzeiten Baugewerbe, unternehmensnahe Dienstleister, Einzelhandel

Dazu kommt das Insolvenzrisiko. Das Statistische Bundesamt meldet für das erste Halbjahr 2026 insgesamt 12.812 beantragte Unternehmensinsolvenzen, 6,7 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum und so viele wie zuletzt 2013. Im Baugewerbe kamen 53,4 Insolvenzen auf 10.000 Unternehmen, deutlich mehr als der Durchschnitt von 36,2 (Destatis, Pressemitteilung 325 vom September 2026). Genau aus dieser Branche kommt ein großer Teil der Monteurzimmer-Gäste: Bau, Ausbau, Montage.

In unseren eigenen Monteurzimmern in Berlin und Brandenburg haben wir die Erfahrung gemacht, dass kaum eine Firma aus böser Absicht nicht zahlt. Häufiger landet die Rechnung beim falschen Ansprechpartner, der Polier hat mündlich verlängert, ohne dass die Buchhaltung davon weiß, oder der Auftraggeber der Firma zahlt selbst nicht. Die Mittel dagegen sind dieselben.

Ab wann eine Firma in Verzug ist: drei Wege nach § 286 BGB

Verzug ist der Zeitpunkt, ab dem Sie Zinsen, Pauschale und Mahnkosten verlangen können. § 286 BGB kennt drei Wege dorthin:

  1. Kalenderdatum vereinbart (Abs. 2 Nr. 1): Steht in der Buchungsbestätigung oder auf der Rechnung „zahlbar bis 14.09.2026“, ist die Firma ab dem 15.09. in Verzug. Eine Mahnung ist nicht nötig.
  2. Mahnung nach Fälligkeit (Abs. 1): Ist die Rechnung fällig und Sie mahnen, beginnt der Verzug mit Zugang der Mahnung.
  3. 30-Tage-Regel (Abs. 3): Ohne Datum und ohne Mahnung gerät ein Unternehmen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Die praktische Folge: Eine Formulierung wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ ist deutlich schwächer als ein konkretes Datum. Schreiben Sie das Datum aus.

Lange Zahlungsziele müssen Sie nicht hinnehmen. Nach § 271a BGB ist eine Vereinbarung, nach der Sie erst mehr als 60 Tage nach Erhalt der Leistung Geld verlangen können, nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und für Sie nicht grob unbillig ist. Bei öffentlichen Auftraggebern liegt die Grenze bei 30 Tagen.

Illustration: Rechnung, Taschenrechner und Münzstapel, daneben zwei Balken aus dem Rechenbeispiel für drei Monteure und 28 Nächte, Ausfallrisiko 2.696,40 Euro bei einer Rechnung am Ende und 674,10 Euro bei wöchentlicher Vorauszahlung, dazu die Zimmerwache-Eule
Rechenbeispiel drei Betten, 28 Nächte zu 30 Euro netto: Mit einer einzigen Rechnung am Ende stehen 2.696,40 Euro brutto im Risiko, mit wöchentlicher Vorauszahlung höchstens eine Woche, also 674,10 Euro.

Was Ihnen im Verzug zusteht: 10,52 Prozent Zinsen und 40 Euro je Rechnung

Bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Die Bundesbank hat den Basiszinssatz zum 1. Juli 2026 auf 1,52 Prozent angepasst (Deutsche Bundesbank, Juni 2026); der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027. Daraus ergeben sich derzeit 10,52 Prozent im Jahr.

Zusätzlich steht Ihnen gegenüber Unternehmen eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB), und zwar auch für Abschlagszahlungen. Wer wöchentlich abrechnet, kann die Pauschale also für jede verspätete Wochenrechnung verlangen. Eine Klausel, die Verzugszinsen im Voraus ausschließt, ist unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).

Rechenbeispiel: vier Wochen, drei Monteure, eine offene Rechnung

Eine Montagefirma bucht drei Betten für 28 Nächte zu je 30 Euro netto pro Person und Nacht. Abreise und Rechnung am 31.08.2026, Zahlungsziel „bis 14.09.2026“. Heute ist der 21.10.2026, es ist nichts eingegangen.

Posten Betrag
Übernachtungen netto (3 × 28 × 30 Euro) 2.520,00 Euro
Umsatzsteuer 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) 176,40 Euro
Rechnungsbetrag brutto 2.696,40 Euro
Verzugszinsen 15.09. bis 21.10.2026 (37 Tage × 10,52 % ÷ 365) 28,75 Euro
Verzugspauschale 40,00 Euro
Forderung zum 21.10.2026 2.765,15 Euro
Gerichtsgebühr Mahnbescheid (0,5 × 125,50 Euro, Streitwert bis 3.000 Euro) 62,75 Euro

Die Gerichtsgebühr folgt aus dem Gerichtskostengesetz: Nummer 1100 des Kostenverzeichnisses sieht eine halbe Gebühr vor (Untergrenze 38 Euro), die volle Gebühr für Streitwerte bis 3.000 Euro beträgt 125,50 Euro (GKG Anlage 1 und Anlage 2). Bei Erfolg zahlt der Schuldner diese Kosten.

Hätte auf der Rechnung kein Datum gestanden, wäre die Firma erst ab dem 01.10.2026 in Verzug gewesen, die Zinsen lägen bei 16,32 Euro. Der Unterschied ist klein, aber er zeigt das Prinzip: Das Datum entscheidet, ab wann Ihr Anspruch wächst.

Die eigentliche Rechnung ist eine andere. Fällt die Forderung komplett aus, holen Sie sich zwar die 176,40 Euro Umsatzsteuer zurück, weil das Entgelt uneinbringlich geworden ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Die 2.520 Euro netto sind aber verloren. Bei einer angenommenen Marge von 30 Prozent nach Reinigung, Energie und Finanzierung (Redaktionsschätzung) brauchen Sie rund 8.400 Euro zusätzlichen Umsatz, um diesen einen Ausfall auszugleichen. Mit wöchentlicher Vorauszahlung hätte das Risiko bei höchstens 674,10 Euro brutto gelegen, einer Woche für drei Betten.

Entscheidungshilfe: 7 Fälle von Vorkasse bis 30 Tage Zahlungsziel

Situation Empfehlung
Neue Firma, keine Vorgeschichte, Aufenthalt bis 7 Nächte Vorkasse des gesamten Betrags vor Anreise
Neue Firma, Aufenthalt über 7 Nächte Erste Woche vor Anreise, danach wöchentliche Vorauszahlung jeweils montags
Stammkunde mit mindestens drei pünktlich bezahlten Rechnungen Rechnung je Woche mit festem Datum, 7 bis 14 Tage Ziel
Großunternehmen oder Konzern mit eigenem Einkauf Zahlungsziel 30 Tage mit Datum akzeptabel, Bestellnummer vorab anfordern
Öffentlicher Auftraggeber Zahlungsziel höchstens 30 Tage, längere Fristen nur ausnahmsweise wirksam (§ 271a Abs. 2 BGB)
Firma ist bereits einmal mehr als 14 Tage überfällig gewesen Zurück auf Vorkasse, keine Verlängerung ohne Zahlungseingang
Verlängerung wird kurzfristig vor Ort angefragt Nur gegen Zahlung der Verlängerungswoche, schriftlich bestätigt an die Buchhaltung

Die wichtigste Regel: Eine neue Firma zahlt die erste Woche vor dem Einzug. Wer sein Geschäft mit Firmen gerade aufbaut, findet weitere Hinweise zur Vertragsgestaltung im Ratgeber Firmenkunden für Monteurzimmer gewinnen.

Über Airbnb oder Booking.com gebuchte Aufenthalte sind von diesem Problem meist weniger betroffen, weil die Zahlung dort über die Plattform läuft. Das Risiko entsteht bei Direktbuchungen auf Rechnung, also genau dem Kanal, über den die meisten Firmen buchen.

Bonität vor der ersten Buchung prüfen: vier Abfragen in zehn Minuten

  • Handelsregister: Firmierung, Rechtsform und Geschäftsführung prüfen Sie kostenfrei unter handelsregister.de. Stimmt die Rechnungsadresse mit dem Registereintrag überein?
  • Insolvenzbekanntmachungen: Unter neu.insolvenzbekanntmachungen.de sehen Sie, ob gegen die Firma ein Verfahren läuft.
  • Ansprechpartner Buchhaltung: Lassen Sie sich vor Anreise eine E-Mail-Adresse der Buchhaltung und, falls vorhanden, eine Bestellnummer geben. Rechnungen an den Polier auf der Baustelle gehen häufig verloren.
  • Rechnungsdaten vollständig: Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben wird in vielen Buchhaltungen zurückgestellt. Welche Angaben drauf müssen, steht im Ratgeber Rechnungen für Monteurzimmer.

4 Mustertexte zum Kopieren: von der Buchungsbestätigung bis zur letzten Mahnung

1. Zahlungsbedingungen in der Buchungsbestätigung

Zahlungsbedingungen: Die Übernachtungen der ersten Woche (7 Nächte, [Betrag] Euro brutto) sind bis zum [Datum, mindestens zwei Tage vor Anreise] auf das unten genannte Konto zu zahlen. Ab der zweiten Woche stellen wir jeweils montags eine Rechnung über die Folgewoche, zahlbar bis Mittwoch derselben Woche. Verlängerungen bestätigen wir schriftlich an [E-Mail der Buchhaltung]. Die Schlüssel bzw. Zugangsdaten erhalten Sie nach Zahlungseingang.

2. Freundliche Zahlungserinnerung (zwei Tage nach Fälligkeit)

Betreff: Rechnung [Nummer] vom [Datum], Monteurzimmer [Objekt]

Guten Tag [Name],

zu unserer Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro, fällig am [Datum], konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Möglicherweise hat sich die Zahlung mit dieser Nachricht überschnitten. Falls die Rechnung bei Ihnen nicht vorliegt, senden wir sie gern erneut. Wir bitten um Ausgleich bis zum [Datum, 7 Tage].

3. Mahnung mit Verzugszinsen und Pauschale

Betreff: Mahnung zu Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

Sie befinden sich mit der Zahlung unserer Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro seit dem [Tag nach Fälligkeit] in Verzug. Nach § 288 Abs. 2 und 5 BGB berechnen wir Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, derzeit 10,52 Prozent im Jahr, sowie eine Pauschale von 40,00 Euro. Bitte überweisen Sie [Gesamtbetrag] Euro bis zum [Datum, 10 Tage].

4. Letzte Mahnung vor dem gerichtlichen Mahnverfahren

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

trotz unserer Mahnung vom [Datum] ist die Forderung von [Betrag] Euro zuzüglich Zinsen und Pauschale weiterhin offen. Geht der Betrag nicht bis zum [Datum, 7 Tage] ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen Mahnbescheid. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten. Falls es einen Grund für die Verzögerung gibt, melden Sie sich bitte vorher bei uns.

Notfallplan in 6 Schritten: Die Monteure wohnen noch, die Firma zahlt nicht

  1. Tag 1 nach Fälligkeit: Erinnerung an die Buchhaltung, Kopie an den Ansprechpartner der Firma. Gleichzeitig keine weitere Verlängerung zusagen.
  2. Tag 3: Telefonat mit der Geschäftsführung. Fragen Sie konkret, wann gezahlt wird, und bestätigen Sie die Zusage per E-Mail.
  3. Tag 7: Mahnung mit Zinsen und Pauschale. Ankündigen, dass die nächste Woche nur gegen Vorauszahlung verlängert wird.
  4. Ende der bezahlten Woche: Ohne Zahlung endet die Buchung zum vereinbarten Abreisetag. Informieren Sie die Monteure sachlich und rechtzeitig, sie sind meist nicht schuld.
  5. Nicht tun: Schlösser austauschen, Zugangscodes während eines laufenden, bezahlten Zeitraums sperren oder Werkzeug einbehalten. Zwar hat ein Gastwirt ein Pfandrecht an eingebrachten Sachen des Gastes (§ 704 BGB). Bei Firmenbuchungen gehören Werkzeug und Fahrzeuge aber oft der Firma, nicht dem Gast, und eigenmächtiges Vorgehen kann Ihnen selbst Ansprüche einbringen. Klären Sie das vorher anwaltlich.
  6. Nach 14 bis 21 Tagen Verzug: Letzte Mahnung, danach Mahnbescheid online über das Portal der Mahngerichte (online-mahnantrag.de).

Eine Besonderheit kennen viele Vermieter nicht: Zahlt eine Firma erst nach langem Verzug und geht später in die Insolvenz, kann der Insolvenzverwalter Zahlungen der letzten drei Monate vor dem Antrag zurückfordern, wenn Sie die Zahlungsunfähigkeit kannten (§ 130 InsO); bei Kenntnis eines Benachteiligungsvorsatzes reicht der Zeitraum vier Jahre zurück (§ 133 InsO). Bezahlt die Firma dagegen Woche für Woche zeitnah für die gerade erbrachte Leistung, liegt in der Regel ein Bargeschäft vor, das nur in Ausnahmefällen anfechtbar ist (§ 142 InsO). Auch das spricht für kurze Abrechnungszeiträume.

Wo die meisten Ausfälle beginnen: bei der mündlichen Verlängerung

Fast jeder Zahlungsstreit, den wir selbst erlebt haben, begann nicht mit der Rechnung, sondern mit einer Zusage. Der Polier ruft am Freitagabend an, die Baustelle dauert zwei Wochen länger, ob die Zimmer frei sind. Wer dann nicht erreichbar ist, verliert die Buchung; wer spontan zusagt, hat oft keine schriftliche Grundlage gegenüber der Buchhaltung. Zimmerwache beantwortet Gästenachrichten aus Airbnb, Booking.com und E-Mail, nimmt Anrufe rund um die Uhr an und gibt Notfälle an einen Menschen weiter. Grundlage ist das hinterlegte Wissen je Objekt; dort steht auch die Bedingung „Verlängerung nur gegen Vorauszahlung“, sodass sie bei jeder Anfrage genannt wird. Ob Sie eine Verlängerung zusagen, entscheiden weiterhin Sie. Der feste Monatspreis beträgt je Einheit 99 Euro für die erste, 79 Euro für jede weitere und ab der zehnten Einheit 59 Euro, alle Preise netto (Preise).

Checkliste: 11 Punkte gegen Zahlungsausfall bei Firmenkunden

  • ☐ Zahlungsbedingungen stehen in der Buchungsbestätigung, nicht nur auf der Rechnung
  • ☐ Neue Firmen zahlen die erste Woche vor Anreise
  • ☐ Ab der zweiten Woche Abrechnung wöchentlich im Voraus
  • ☐ Jede Rechnung nennt ein konkretes Zahlungsdatum
  • ☐ E-Mail der Buchhaltung und gegebenenfalls Bestellnummer liegen vor
  • ☐ Handelsregister und Insolvenzbekanntmachungen vor der ersten Buchung geprüft
  • ☐ Verlängerungen nur schriftlich und nur gegen Zahlungseingang
  • ☐ Erinnerung zwei Tage nach Fälligkeit, Mahnung nach sieben Tagen
  • ☐ Verzugszinsen (derzeit 10,52 Prozent) und 40 Euro Pauschale in der Mahnung beziffert
  • ☐ Offene Posten wöchentlich geprüft, Verjährung im Blick: drei Jahre ab Jahresende (§ 195, § 199 BGB)
  • ☐ Bei endgültigem Ausfall Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigt

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei strittigen Forderungen, drohender Insolvenz des Kunden oder Fragen zur Umsatzsteuerkorrektur wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihre Steuerberatung.

Quellen