Eine Zahlungserinnerung ist bei Kurzzeitvermietung fast nur bei Direktbuchungen und Firmenrechnungen nötig, denn bei Airbnb und meist auch bei Booking.com zieht die Plattform das Geld ein. Wer das Geld selbst einzieht, sollte drei Dinge wissen: Ein Privatgast kommt erst durch eine Mahnung oder ein festes Zahlungsdatum in Verzug, Firmen spätestens 30 Tage nach Rechnung, und Mahngebühren gegenüber Privatgästen sind enger begrenzt, als viele Vorlagen im Netz behaupten.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei strittigen Forderungen oder hohen Beträgen lohnt sich ein Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt.
Fristen und Zinsen auf einen Blick: 6,52 oder 10,52 Prozent
Die Regeln unterscheiden zwischen Privatgästen (Verbrauchern) und Firmenkunden, etwa dem Bauunternehmen, das Monteurzimmer für seine Leute bucht.
| Punkt | Privatgast (Verbraucher) | Firmenkunde |
|---|---|---|
| Verzug ohne Mahnung | wenn ein Zahlungsdatum nach dem Kalender vereinbart ist (Paragraf 286 Abs. 2 BGB) | ebenso; außerdem spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (Paragraf 286 Abs. 3 BGB) |
| 30-Tage-Regel | gilt nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist | gilt automatisch |
| Verzugszins (Stand 01.07.2026) | 5 Prozentpunkte über Basiszins = 6,52 Prozent im Jahr | 9 Prozentpunkte über Basiszins = 10,52 Prozent im Jahr (Paragraf 288 BGB, Bundesbank, 30.06.2026) |
| Pauschale | keine | 40 Euro je Rechnung, auch bei Abschlägen (Paragraf 288 Abs. 5 BGB) |
| Mahngebühr | nur tatsächliche Kosten wie Porto und Papier | tatsächliche Kosten, auf die 40 Euro angerechnet |
| Verjährung | drei Jahre ab Jahresende (Paragrafen 195 und 199 BGB) | ebenso |
Steht in Ihrer Buchungsbestätigung ein festes Datum („Restzahlung bis 14. März 2027"), gerät der Gast mit Ablauf dieses Tages in Verzug, ohne dass Sie mahnen müssen. Steht dort nur „Restzahlung vor Anreise", brauchen Sie eine Mahnung, bevor Zinsen laufen. Eine vollständige Buchungsbestätigung mit Datum spart deshalb später eine Mahnstufe.
Airbnb und Booking.com: 72 bzw. 24 Stunden Frist, eine eigene Mahnung entfällt
Bei Airbnb zahlt der Gast immer an Airbnb. Nutzt er den Zahlungsplan „Zahle einen Teil jetzt und den anderen später", zieht Airbnb die zweite Rate zum festgelegten Termin ein. Schlägt sie fehl, fordert Airbnb den Gast zur sofortigen Zahlung auf; ohne Zahlung innerhalb von 72 Stunden wird die Buchung storniert, und die erste Zahlung wird nach Ihren Stornierungsbedingungen erstattet (Airbnb-Hilfe 3783, Airbnb-Hilfe 2143, abgerufen 29.10.2026). Eine eigene Zahlungserinnerung mit Bankverbindung ist hier fehl am Platz: Die Airbnb-Richtlinie verbietet es, Gäste zu Zahlungen außerhalb der Plattform aufzufordern; auch Verlängerungen laufen über das Werkzeug „Buchung ändern" (Airbnb-Hilfe 2799).
Bei Booking.com kommt es auf das Zahlungsmodell an. Zahlt der Gast über Booking.com, zieht die Plattform ein. Bei „Zahlung in der Unterkunft" hinterlegt der Gast eine Kreditkarte. Booking.com prüft sie wenige Stunden nach der Buchung und erneut drei Tage vor Ende der kostenlosen Stornierungsfrist. Ist die Karte ungültig, markieren Sie sie im Extranet als ungültig; der Gast wird um neue Daten gebeten. Aktualisiert er sie nicht innerhalb von 24 Stunden, können Sie die Buchung stornieren (Booking.com, Credit Card Status API, abgerufen 29.10.2026).
Ihre Zahlungserinnerungen betreffen also im Wesentlichen:
- Direktbuchungen über Ihre Website, per Telefon oder E-Mail mit Überweisung
- Firmenkunden im Monteurzimmer, die auf Rechnung zahlen
- Nachforderungen nach dem Aufenthalt, etwa eine vereinbarte Zusatzleistung, die vor Ort nicht bezahlt wurde
Welcher Zahlungsplan bei Direktbuchungen üblich ist: 15 Prozent Anzahlung
Gastaufnahmebedingungen von Tourismusverbänden geben einen guten Anhaltspunkt. Der Lahntal Tourismus Verband etwa sieht vor, dass ohne besondere Vereinbarung der gesamte Preis zum Aufenthaltsende fällig ist, der Gastgeber nach Vertragsschluss eine Anzahlung von 15 Prozent verlangen kann und bei ausbleibender Anzahlung oder Restzahlung „trotz einer Mahnung des Gastgebers mit angemessener Fristsetzung" vom Vertrag zurücktreten und Rücktrittskosten berechnen darf; bei Ferienwohnungen ohne Verpflegung werden dafür 90 Prozent des Preises angesetzt, dem Gast bleibt der Nachweis geringerer Ersparnisse vorbehalten (Gastaufnahmebedingungen LTV, Ziffern 5 und 6).
Für Direktbuchungen bietet sich diese Reihenfolge an:
- Anzahlung mit festem Datum, etwa sieben Tage nach Buchungsbestätigung.
- Restzahlung mit festem Datum, etwa 14 Tage vor Anreise.
- Bei Buchungen kurz vor Anreise: Gesamtbetrag sofort.
Die Tage sind eine Redaktionsschätzung aus der Praxis, keine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend ist, dass ein Kalenderdatum in der Bestätigung steht und dort auch geregelt ist, was bei Nichtzahlung passiert. Wie Sie Rücktrittskosten sauber festlegen, steht in unserem Ratgeber zu Stornierungsbedingungen.
Durchgerechnet: 1,12 Euro Zinsen bei der Ferienwohnung, 48,29 Euro Zuschlag bei der Firma
Beispiel 1, Ferienwohnung, Privatgast. Sieben Nächte zu 95 Euro plus 70 Euro Endreinigung ergeben 735 Euro. Die Anzahlung von 15 Prozent beträgt 110,25 Euro, die Restzahlung 624,75 Euro, fällig 14 Tage vor Anreise. Der Gast zahlt zehn Tage zu spät. Die Verzugszinsen betragen 624,75 Euro mal 6,52 Prozent mal 10/365 = 1,12 Euro. Der Betrag lohnt keinen Streit. Der eigentliche Hebel ist das Recht, nach Mahnung mit Frist zurückzutreten und die Wohnung anderweitig zu vergeben, solange noch Zeit bis zur Anreise ist.
Beispiel 2, Monteurzimmer, Firmenkunde. Zwei Monteure, 21 Nächte, 32 Euro netto je Person und Nacht (Redaktionsschätzung) ergeben 1.344 Euro netto. Mit 7 Prozent Umsatzsteuer für die Beherbergung (Paragraf 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) sind das 94,08 Euro Steuer und 1.438,08 Euro brutto. Die Firma zahlt 20 Tage nach Verzugseintritt:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Hauptforderung brutto | 1.438,08 Euro |
| Verzugszins 10,52 Prozent für 20 Tage | 8,29 Euro |
| Pauschale nach Paragraf 288 Abs. 5 BGB | 40,00 Euro |
| Forderung gesamt | 1.486,37 Euro |
| Gerichtsgebühr Mahnbescheid (0,5 Gebühr bei Streitwert bis 1.500 Euro, 82 Euro laut Tabelle) | 41,00 Euro, vom Schuldner zu tragen, wenn er unterliegt |
Grundlage der Gebühr sind die Nummer 1100 der Anlage 1 (0,5 Gebühr, wenigstens 38 Euro) und die Tabelle der Anlage 2 zum Gerichtskostengesetz. Bei Firmen lohnt es sich also, Zinsen und Pauschale konsequent in die Mahnung zu schreiben. Ob ein Firmenkunde zu spät zahlt, ist dabei keine Ausnahme: Laut Creditreform gewährten Lieferanten im ersten Halbjahr 2026 im Schnitt 32,21 Tage Zahlungsziel, überfällige Rechnungen wurden im Schnitt 8,14 Tage zu spät bezahlt, bei kleinen Unternehmen 10,52 Tage (Creditreform, August 2026). Wie Sie Vorkasse und Zahlungsziele mit Firmen von Anfang an festlegen, beschreibt der Ratgeber Zahlungsausfall bei Firmenkunden.
Mahngebühren gegenüber Privatgästen: 2,50 Euro pauschal können schon zu viel sein
Viele Vorlagen setzen pauschal 5 oder 10 Euro Mahngebühr an. Gegenüber Verbrauchern ist das riskant. Ersatzfähig ist nur der tatsächliche Verzugsschaden, also etwa Porto, Druck und Papier. Die erste Mahnung, die den Verzug überhaupt erst auslöst, ist nach herrschender Auffassung gar nicht ersatzfähig, weil der Gast zu diesem Zeitpunkt noch nicht in Verzug war. Das Landgericht Düsseldorf hat einem Händler auf Klage der Verbraucherzentrale Baden-Württemberg untersagt, in Mahnungen an Verbraucher eine „Mahngebühr" von 2,50 Euro zu verlangen, wenn Kosten in dieser Höhe nicht entstanden sind; eine pauschale Schadensberechnung sei im Schadensrecht nicht vorgesehen (LG Düsseldorf, Az. 34 O 41/23).
Eine Erinnerung per E-Mail kostet Sie nichts und darf deshalb auch nichts kosten. Wer gegenüber Privatgästen auf Gebühren verzichtet und stattdessen klare Fristen setzt, hat im Streitfall die stärkere Position.
Entscheidungshilfe: 7 Zahlungsstände und was Sie jeweils tun
- Wenn die Buchung über Airbnb läuft, dann keine eigene Zahlungsaufforderung schicken; Airbnb storniert nach 72 Stunden ohne Zahlung selbst.
- Wenn bei Booking.com mit Zahlung in der Unterkunft die Karte ungültig ist, dann im Extranet als ungültig markieren und 24 Stunden abwarten, bevor Sie stornieren.
- Wenn die Anzahlung einer Direktbuchung ausbleibt und die Anreise mehr als vier Wochen entfernt ist, dann einmal erinnern und eine Frist von sieben Tagen setzen; danach Rücktritt nach Ihren Bedingungen.
- Wenn die Restzahlung ausbleibt und die Anreise weniger als 14 Tage entfernt ist, dann kurze Frist von drei Tagen setzen und anbieten, vor Ort per Karte zu zahlen, sofern Sie das können.
- Wenn ein Firmenkunde das Zahlungsziel überschreitet, dann nach drei Tagen erinnern, nach 14 Tagen mahnen mit Zinsen und Pauschale, nach weiteren 14 Tagen letzte Mahnung mit Ankündigung des Mahnbescheids.
- Wenn der Firmenkunde während eines laufenden Aufenthalts nicht zahlt, dann weitere Nächte nur gegen Vorkasse bestätigen.
- Wenn der Gast eine Ratenzahlung vorschlägt, dann schriftlich mit Daten vereinbaren; bei Firmen fällt die Pauschale je Rate trotzdem an.
Die Fristen von drei, sieben und 14 Tagen sind Redaktionsschätzungen; „angemessen" heißt vor Anreise vor allem: so lang, dass der Gast realistisch überweisen kann, und so kurz, dass Sie die Wohnung noch neu vergeben können.
Vier Mustertexte zum Kopieren
Passen Sie Namen, Beträge und Daten an. Die Texte sind bewusst kurz; lange Erklärungen werden selten gelesen.
Mustertext 1: Freundliche Erinnerung an Privatgäste (Anzahlung oder Restzahlung)
Betreff: Ihre Buchung vom [Anreise] bis [Abreise] – Zahlung offen
Guten Tag [Name],
wir freuen uns auf Ihren Aufenthalt. Laut unserer Buchungsbestätigung war die [Anzahlung/Restzahlung] von [Betrag] Euro bis zum [Datum] fällig; bei uns ist sie noch nicht eingegangen. Vielleicht hat sich das mit Ihrer Überweisung gekreuzt – dann betrachten Sie diese Nachricht bitte als erledigt.
Andernfalls überweisen Sie den Betrag bitte bis zum [Datum, sieben Tage später] auf: [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], Verwendungszweck [Buchungsnummer].
Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter [Telefon].
Viele Grüße [Name, Unterkunft]
Mustertext 2: Mahnung mit Fristsetzung und Hinweis auf Rücktritt (Privatgast)
Betreff: Mahnung – Buchung [Buchungsnummer]
Guten Tag [Name],
die [Anzahlung/Restzahlung] von [Betrag] Euro ist trotz unserer Erinnerung vom [Datum] noch nicht eingegangen. Wir bitten Sie, den Betrag bis spätestens [Datum, drei bis sieben Tage später] zu überweisen.
Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, treten wir gemäß Ziffer [x] unserer Buchungsbedingungen vom Vertrag zurück und berechnen die dort vereinbarten Rücktrittskosten. Die Unterkunft wird dann anderweitig vergeben.
Sollte es ein Problem mit der Zahlung geben, melden Sie sich bitte – oft lässt sich eine Lösung finden.
Viele Grüße [Name, Unterkunft]
Mustertext 3: Zahlungserinnerung an Firmenkunden (nach Ablauf des Zahlungsziels)
Betreff: Zahlungserinnerung Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung [Nr.] vom [Datum] über [Betrag] Euro für die Unterbringung von [Anzahl] Mitarbeitenden vom [Datum] bis [Datum] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Ein Zahlungseingang liegt uns bisher nicht vor.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum, sieben Tage später] unter Angabe der Rechnungsnummer. Falls die Rechnung intern nicht vorliegt, senden wir sie gern erneut an die zuständige Stelle – nennen Sie uns dafür bitte die Adresse der Kreditorenbuchhaltung.
Mit freundlichen Grüßen [Name, Firma, Anschrift, Steuernummer]
Mustertext 4: Mahnung an Firmenkunden mit Zinsen und Pauschale
Betreff: Mahnung Rechnung [Nr.] – Verzug seit [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Erinnerung vom [Datum] ist die Rechnung [Nr.] über [Betrag] Euro weiterhin offen. Sie befinden sich seit dem [Datum] in Verzug.
Wir berechnen daher: Hauptforderung: [Betrag] Euro Verzugszinsen 10,52 Prozent p. a. (Paragraf 288 Abs. 2 BGB) für [Tage] Tage: [Betrag] Euro Pauschale nach Paragraf 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro Gesamt: [Betrag] Euro
Bitte begleichen Sie den Gesamtbetrag bis zum [Datum, 14 Tage später]. Danach beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen Mahnbescheid. Weitere Buchungen bestätigen wir bis zum Ausgleich nur gegen Vorkasse.
Mit freundlichen Grüßen [Name, Firma]
Für Privatgäste mit Rechnung gibt es einen Satz, der die 30-Tage-Regel überhaupt erst wirksam macht. Setzen Sie ihn unter jede Rechnung an Verbraucher: „Sie kommen spätestens in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen (Paragraf 286 Abs. 3 BGB)." Weitere fertige Antworten auf häufige Gästefragen finden Sie in unseren Antwortvorlagen; welche Angaben eine Monteurzimmer-Rechnung braucht, steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben.
Checkliste: Zahlungsprozess in zehn Punkten
- ☐ Zahlungstermine in der Buchungsbestätigung als Kalenderdatum angeben
- ☐ Folgen bei Nichtzahlung (Rücktritt, Rücktrittskosten) in den Buchungsbedingungen regeln
- ☐ Bankverbindung und Verwendungszweck (Buchungsnummer) in jede Bestätigung schreiben
- ☐ Bei Verbraucherrechnungen den Hinweis nach Paragraf 286 Abs. 3 BGB aufnehmen
- ☐ Zahlungseingänge einmal pro Woche mit offenen Buchungen abgleichen
- ☐ Erinnerung einen Tag nach Fälligkeit verschicken, freundlich und ohne Gebühr
- ☐ Mahnung mit konkretem Fristdatum, nicht „umgehend" oder „zeitnah"
- ☐ Bei Firmen Zinsen und 40 Euro Pauschale ab der Mahnung ausweisen
- ☐ Jede Erinnerung und Mahnung mit Datum ablegen (für Mahnbescheid und Verjährung)
- ☐ Bei Airbnb und Booking.com keine Zahlungsaufforderung außerhalb der Plattform senden
Rückfragen zur Zahlung abends und am Wochenende: rund um die Uhr beantwortet
Auf eine Zahlungserinnerung folgen fast immer Rückfragen: „Ich habe doch überwiesen", „Kann ich vor Ort zahlen?", „Welche IBAN war das noch?". Diese Nachrichten kommen selten zu Bürozeiten, und wer erst am nächsten Tag antwortet, verliert Zeit, die bei kurzen Fristen fehlt. Zimmerwache beantwortet Gästenachrichten aus Airbnb, Booking.com und E-Mail und nimmt Anrufe rund um die Uhr an; Notfälle gehen an einen Menschen. Ob eine Zahlung eingegangen ist, prüfen Sie weiterhin selbst, ebenso Rechnungen, Mahnungen und Buchhaltung. Der Preis ist ein fester Monatspreis je Einheit: 99 Euro für die erste, 79 Euro für jede weitere und 59 Euro ab der zehnten Einheit, netto (Preise).
Quellen
- Paragraf 286 BGB (Verzug des Schuldners), gesetze-im-internet.de, abgerufen 29.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html
- Paragraf 288 BGB (Verzugszinsen, Pauschale 40 Euro), gesetze-im-internet.de, abgerufen 29.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html
- Paragrafen 195 und 199 BGB (Verjährung), gesetze-im-internet.de, abgerufen 29.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html und https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html
- Deutsche Bundesbank, Bekanntgabe des Basiszinssatzes zum 1. Juli 2026 (1,52 Prozent), Pressemitteilung vom 30.06.2026, abgerufen 29.10.2026: https://www.bundesbank.de/de/presse/pressemitteilungen/bekanntgabe-des-basiszinssatzes-zum-1-juli-2026-anpassung-auf-1-52--941386
- Airbnb-Hilfe, Artikel 3783 (Zahlungsplan, 72 Stunden bei fehlgeschlagener zweiter Zahlung), abgerufen 29.10.2026: https://www.airbnb.de/help/article/3783
- Airbnb-Hilfe, Artikel 2143 (geplante Zahlungen), abgerufen 29.10.2026: https://www.airbnb.de/help/article/2143
- Airbnb-Hilfe, Artikel 2799 (Preise und Zahlungstransparenz, keine Zahlungen außerhalb der Plattform), abgerufen 29.10.2026: https://www.airbnb.de/help/article/2799
- Booking.com, Understanding the Credit Card Status API (Kartenprüfung, 24 Stunden für Kartenaktualisierung), abgerufen 29.10.2026: https://developers.booking.com/connectivity/docs/credit-card-status-api/understanding-the-credit-card-status-api
- Lahntal Tourismus Verband, Vermittlungs- und Gastaufnahmebedingungen (Anzahlung 15 Prozent, Rücktritt nach Mahnung, 90 Prozent), abgerufen 29.10.2026: https://www.daslahntal.de/wp-content/uploads/pdf/AGB_LTV_Gastaufnahme-und_Vermittlungsbedingungen.pdf
- Landgericht Düsseldorf, Urteil Az. 34 O 41/23 (Mahngebühr 2,50 Euro), veröffentlicht von der Verbraucherzentrale Baden-Württemberg, abgerufen 29.10.2026: https://www.verbraucherzentrale-bawue.de/node/94129
- Creditreform, Zweiklassengesellschaft bei Zahlungszielen (1. Halbjahr 2026), August 2026, abgerufen 29.10.2026: https://www.creditreform.de/aktuelles-wissen/pressemeldungen-fachbeitraege/news-details/show/zweiklassengesellschaft-bei-zahlungszielen
- Gerichtskostengesetz, Anlage 1 Nr. 1100 und Anlage 2 (Gebührentabelle), gesetze-im-internet.de, abgerufen 29.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/gkg_2004/anlage_1.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gkg_2004/anlage_2.html
- Paragraf 12 UStG (ermäßigter Steuersatz für Beherbergung), gesetze-im-internet.de, abgerufen 29.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__12.html
