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Eine Inventarliste lohnt sich vor allem aus einem Grund: Ohne sie lässt sich ein Schaden kaum belegen. Airbnb verlangt für eine Entschädigung ausdrücklich eine Bestandsaufnahme mit Marke, Modell, Kaufdatum und Zustand, und der Antrag beim Gast muss innerhalb von 14 Tagen nach dem Check-out laufen (Airbnb, Bedingungen Schutz bei Sachschäden, Stand 01.08.2026). Wer die Liste einmal sauber anlegt, nutzt sie danach gleich dreifach: für die Reinigungskontrolle, für Schadensfälle und für den geplanten Nachkauf.
Der Markt ist groß genug, dass sich diese Ordnung auszahlt. Über Airbnb, Booking.com und Expedia wurden 2025 in Deutschland 68,3 Millionen Übernachtungen in Ferienunterkünften gebucht, 13,0 Prozent mehr als im Vorjahr (Destatis, Pressemitteilung Nr. 266 vom 28.07.2026). Jede dieser Übernachtungen bewegt Geschirr, Handtücher und Geräte, die irgendwann fehlen oder ersetzt werden müssen.
Drei Aufgaben, eine Liste: Wofür Sie die Inventarliste brauchen
| Zweck | Was die Liste liefern muss | Frist oder Regel | Quelle |
|---|---|---|---|
| Schaden bei Airbnb geltend machen | Bestandsaufnahme mit Marke, Modell, Kaufdatum, Zustand, geschätzten Kosten; Quittungen, Fotos | Erstattungsversuch beim Gast innerhalb von 14 Tagen nach Check-out | Airbnb, Ziffer 3.1.2 und 3.3.2, Stand 01.08.2026 |
| Schaden bei Booking.com geltend machen | Beschreibung und Nachweis des Schadens | Zahlungsanforderung innerhalb von 14 Tagen nach Check-out, Auszahlung bis zu 30 Tage nach Annahme | Booking.com Partnerhilfe, abgerufen 13.10.2026 |
| Ansprüche gegen den Gast nach Mietrecht | Zustand vor und nach dem Aufenthalt | Ersatzansprüche wegen Veränderungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe | Paragraf 548 BGB |
| Steuer und Abschreibung | Kaufdatum, Nettopreis, Beleg | Sofortabzug bis 800 Euro netto, Sammelposten 250 bis 1.000 Euro, Belege acht Jahre aufbewahren | Paragraf 6 EStG, Paragraf 147 AO |
| Ausstattung nach DTV-Sternen | Soll-Mengen je Person | zwei einheitliche Sätze Teller, Tassen, Gläser und Besteck für die Höchstbelegung; ab 3 Sternen fünf Kleiderbügel je Person; ab 4 Sternen zwei Handtücher je Person | DTV-Mindestkriterien ab 2025, Vermietermappe Dithmarschen Tourismus |
Zwei Einschränkungen aus den Airbnb-Bedingungen sollten Sie kennen, bevor Sie die Liste aufbauen. Erstens sind „unerklärliches Verschwinden“ und „bei einer Inventur zutage tretende Fehlbestände“ ausdrücklich ausgeschlossen (Ziffer 6.4). Ein Fehlbestand, den Sie erst bei der Jahresinventur bemerken, lässt sich also keinem Gast mehr zuordnen. Zweitens zieht Airbnb bei der Erstattung eine angemessene Wertminderung ab und rechnet mit dem Verkehrswert (Ziffer 7.2). Ohne Kaufdatum lässt sich dieser Wert nicht bestimmen. Beides spricht für eine kurze Kontrolle bei jedem Gästewechsel und für ein Kaufdatum in jeder Zeile.
Die Vorlage: zehn Spalten, eine Zeile je Gegenstand
Eine Tabelle mit diesen Spalten reicht für Ferienwohnung und Monteurzimmer gleichermaßen. Kopieren Sie den Kopf in eine Tabellenkalkulation und legen Sie je Einheit ein eigenes Blatt an.
Inv.-Nr. | Raum | Gegenstand | Marke/Modell | Soll | Ist (Datum) | Kaufdatum | Preis netto | Zustand | Beleg/Foto
K-01 | Küche | Speiseteller flach 27 cm | Hersteller, Serie | 8 | 8 (01.10.) | 03/2025 | 3,50 € je Stück | gut | Ordner 2025/14, Foto K-1
K-02 | Küche | Wasserkocher | Hersteller, Modell | 1 | 1 (01.10.) | 05/2024 | 29,00 € | gebraucht | Ordner 2024/22
B-01 | Bad | Badetuch 70 x 140 cm | Hersteller, Serie | 6 | 5 (01.10.) | 01/2026 | 12,00 € je Stück | gut | Ordner 2026/03
S1-01 | Schlafzimmer 1 | Matratze 90 x 200 cm | Hersteller, Modell | 2 | 2 (01.10.) | 09/2023 | 189,00 € je Stück | gepflegt | Ordner 2023/31
F-01 | Flur | Rauchwarnmelder | Hersteller, Modell | 3 | 3 (01.10.) | 02/2022 | 24,00 € je Stück | Prüfung 02/2026 | Ordner 2022/05
Für die Spalte „Zustand“ bewährt sich eine feste Skala, angelehnt an die Zustandsstufen des DTV: neuwertig, sehr gepflegt, gepflegt mit deutlichen Abnutzungen, ersetzen. Mit festen Begriffen sehen Sie bei der Jahresinventur auf einen Blick, was ins Nachkaufbudget gehört.
Die Inventarnummer mit Raumkürzel hilft bei Fotos und Belegen. Sie können sie auf Geräte und Möbel kleben; für Geschirr und Besteck genügt die Nummer auf dem Fachboden im Schrank. Wer ohnehin Etiketten druckt, beschriftet bei der Gelegenheit gleich die Fächer mit der Soll-Menge („8 Teller flach“). Die Reinigungskraft sieht dann ohne Liste, ob etwas fehlt.
Was hineingehört: dauerhafte Ausstattung ja, Verbrauchsmaterial nein
In die Inventarliste gehört alles, was dauerhaft in der Einheit bleibt und einen Wert hat. Verbrauchsmaterial gehört auf eine eigene Nachfüllliste. Die Trennung macht beide Listen kürzer und verhindert, dass Toilettenpapier und Spülmaschinentabs die Inventur aufblähen.
Inventarliste (dauerhaft, mit Kaufdatum):
- Küche: Teller, Schalen, Tassen, Gläser, Besteck, Töpfe, Pfannen, Messer, Schneidebretter, Geräte wie Kaffeemaschine, Wasserkocher, Toaster, Mikrowelle
- Textilien: Bettwäsche-Sätze, Handtücher, Badetücher, Matratzenschoner, Kopfkissen, Decken
- Bad: Haartrockner, Kosmetikspiegel, waschbare Vorleger, Abfalleimer
- Wohnen und Schlafen: Möbel, Lampen, Kleiderbügel, Fernseher, Fernbedienung, Router
- Sicherheit: Rauchwarnmelder, Verbandkasten, Feuerlöscher oder Löschdecke
- Reinigung: Staubsauger, Besen, Wischmopp, Eimer
Nachfüllliste (Verbrauch, ohne Kaufdatum): Toilettenpapier, Seife, Spülmittel, Müllbeutel, Kaffee und Tee als Gastgeschenk, Batterien.
Die Mindestausstattung, die Gäste erwarten, nennt Airbnb selbst: Toilettenpapier, Seife, ein Handtuch und ein Kissen pro Gast und Bettwäsche für jedes belegte Bett. Ist im Inserat „Grundausstattung“ angegeben und fehlt davon etwas, kann das Inserat sanktioniert werden (Airbnb-Hilfe, Grundausstattung, abgerufen 13.10.2026). Diese Posten gehören deshalb in jede Kontrolle nach der Reinigung.
Monteurzimmer: Inventar je Bewohner statt je Wohnung
Bei Monteurzimmern ändert sich die Logik. Firmenkunden, die Unterkünfte für ihre Beschäftigten stellen, orientieren sich an der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A4.4 „Unterkünfte“. Sie nennt je Bewohner ein Bett, eine Sitzgelegenheit, eine Tischfläche und einen verschließbaren Schrank, in der Gemeinschaftsküche ein verschließbares Fach je Beschäftigtem (ASR A4.4, Abschnitt 5, Lesefassung BGN).
Für die Inventarliste heißt das: Legen Sie je Bett einen Block an (Bett, Matratze, Schrank mit Schlüssel, Stuhl, Lampe) und für die Küche einen Block je Fach. Schrankschlüssel gehen bei wechselnden Bewohnern leicht verloren; eine Spalte „Schlüssel ausgegeben an Buchung“ spart Suchen. Mehr zur Grundausstattung steht im Ratgeber Monteurzimmer ausstatten, zur Küche im Beitrag Gemeinschaftsküche im Monteurzimmer.
Kontrollrhythmus: 3 Stufen von zwei Minuten bis zwei Stunden
| Stufe | Wann | Wer | Umfang | Zeitbedarf (Redaktionsschätzung) |
|---|---|---|---|---|
| Sichtkontrolle | bei jeder Reinigung | Reinigungskraft | Grundausstattung, Geräte, Fernbedienung, Schlüssel, sichtbare Schäden mit Foto | 2 bis 5 Minuten |
| Zählung | monatlich und nach Gruppen- oder Langzeitbuchungen | Reinigungskraft oder Vermieter | Geschirr, Besteck, Gläser, Handtücher, Bettwäsche gegen Soll | 15 bis 20 Minuten |
| Vollinventur | einmal im Jahr, Nebensaison | Vermieter | alle Zeilen, Zustand neu bewerten, Nachkaufliste erstellen | 1 bis 2 Stunden je Einheit |
Die Sichtkontrolle ist die Stufe, die über den Schadensersatz entscheidet. Nur was beim Check-out auffällt, lässt sich innerhalb der 14 Tage einem Gast zuordnen. Geben Sie der Reinigungskraft deshalb eine feste Liste von acht bis zehn Punkten, die sie nach jeder Reinigung mit Foto bestätigt. Wie Sie die Reinigung insgesamt organisieren, beschreibt der Ratgeber Reinigung der Ferienwohnung organisieren.
Durchgerechnet: Nachkaufbudget für eine Wohnung mit vier Betten
Das folgende Beispiel zeigt, wie aus der Inventarliste ein planbares Budget wird. Mengen, Preise und Ausfallquoten sind Redaktionsschätzungen für eine einfache, haltbare Ausstattung.
| Posten | Soll | Ausfall pro Jahr | Ersatz | Preis netto je Stück | Kosten pro Jahr |
|---|---|---|---|---|---|
| Gläser | 12 | 25 Prozent | 3 | 2,50 € | 7,50 € |
| Teller und Schalen | 24 | 10 Prozent | 2,4 | 3,50 € | 8,40 € |
| Tassen | 8 | 25 Prozent | 2 | 3,00 € | 6,00 € |
| Besteckteile | 32 | 10 Prozent | 3,2 | 1,50 € | 4,80 € |
| Handtücher und Badetücher | 16 | 25 Prozent | 4 | 10,00 € | 40,00 € |
| Bettwäsche-Sätze | 8 | 25 Prozent | 2 | 30,00 € | 60,00 € |
| Pfanne | 2 | 50 Prozent | 1 | 25,00 € | 25,00 € |
| Kleingeräte (Toaster, Wasserkocher, Haartrockner) | 3 | ein Gerät alle drei Jahre | 0,33 | 30,00 € | 10,00 € |
| Summe | 161,70 € |
Bei 180 belegten Nächten im Jahr sind das rund 0,90 Euro je Nacht. Die Zahl ist klein, aber sie gehört in die Preiskalkulation, und sie zeigt, wo Kontrolle sich lohnt: Textilien machen in diesem Beispiel 100 von 161,70 Euro aus. Verschwinden Handtücher öfter, lohnt eine Zählung nach jedem Aufenthalt und ein einheitliches, gut erkennbares Modell. Hinweise zur Auswahl haltbarer Textilien finden Sie im Ratgeber Bettwäsche und Handtücher für die Kurzzeitvermietung.
Steuerlich sind die meisten dieser Posten Einzelbeträge unter 800 Euro netto und damit im Jahr der Anschaffung voll abziehbar, wenn sie selbständig nutzbar sind (Paragraf 6 Absatz 2 EStG). Eine Waschmaschine oder ein Sofa über dieser Grenze gehört in die Abschreibung; Details dazu stehen im Ratgeber Abschreibung bei der Ferienwohnung. Der Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Verschleiß oder Schaden: Entscheidungshilfe in fünf Fällen
Nach Paragraf 538 BGB hat der Mieter Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch nicht zu vertreten. Auch Airbnb schließt Verschleiß und den Funktionsverlust durch Nutzung und Alter aus (Ziffer 6.4.7 der Bedingungen). Daraus ergibt sich eine einfache Abfolge:
- Wenn ein Gegenstand durch normalen Gebrauch nachlässt (stumpfe Messer, ausgeblichene Handtücher, zerkratzte Pfanne), dann ist das Verschleiß. Sie ersetzen ihn aus dem Nachkaufbudget.
- Wenn ein Glas oder ein Teller zerbricht, dann ist das juristisch zwar ein Schaden, aber der Aufwand für eine Forderung übersteigt den Wert. Ersetzen und in der Liste vermerken.
- Wenn ein Gegenstand mit Wert fehlt (Fernbedienung, Haartrockner, Bettwäsche-Satz) und die Sichtkontrolle beim Check-out ihn belegt, dann Gast innerhalb von 14 Tagen anschreiben, Foto, Kaufdatum und Preis aus der Liste beifügen.
- Wenn ein Schaden über den Gebrauch hinausgeht (Brandloch, Rotweinfleck in der Matratze, gebrochener Lattenrost), dann Fotos mit Datum, Kostenvoranschlag und Inventarzeile sichern und über die Plattform oder die Kaution abwickeln. Wie die Kaution geregelt werden kann, beschreibt der Ratgeber Kaution bei der Ferienwohnung.
- Wenn Sie den Fehlbestand erst Wochen später bemerken, dann ist er bei Airbnb ein „unerklärlicher Fehlbestand“ und nicht erstattungsfähig. Der Fall gehört in die Ursachenanalyse: Welche Kontrolle hat ihn übersehen?
Mustertext: Nachricht an den Gast bei fehlendem Inventar
Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihren Aufenthalt vom 3. bis 7. Oktober. Bei der Kontrolle nach Ihrer Abreise am 7. Oktober haben wir festgestellt, dass der Haartrockner aus dem Badezimmer fehlt (Inventarnummer B-04, Kaufdatum März 2025, Kaufpreis 34 Euro netto; Foto des leeren Fachs anbei). Vielleicht ist er versehentlich ins Gepäck geraten. Bitte geben Sie uns bis zum 14. Oktober Bescheid, ob Sie ihn zurücksenden möchten oder ob wir den Zeitwert von 25 Euro über die Plattform anfordern dürfen. Mit freundlichen Grüßen
Der Ton bleibt sachlich und lässt dem Gast einen Ausweg. Die konkreten Angaben aus der Inventarliste machen die Forderung nachprüfbar, und die Frist liegt innerhalb der 14 Tage, die Airbnb und Booking.com vorsehen.
Etikettendrucker für Inventarnummern: 5 Geräte im Vergleich
Wer Fächer und Geräte beschriften will, braucht keinen teuren Drucker. Wichtig sind abwischbare Bänder für Küche und Bad.
| Modell | Preis ab (Geizhals, Stand 13.10.2026) | Stärken | Schwächen | Für wen geeignet |
|---|---|---|---|---|
| Brother P-touch PT-H110 | 28,98 €, bei Amazon* | Handgerät mit Tastatur, laminierte Bänder bis 12 mm | kleines Display, keine Anbindung an Rechner | eine bis drei Einheiten, Beschriftung vor Ort |
| Brother P-touch PT-D410VP | 62,64 €, bei Amazon* | Bänder bis 18 mm, USB-Anschluss, Koffer | größer, teurer | größere Bestände, Inventarnummern aus der Tabelle drucken |
| Dymo LetraTag 200B | 23,99 €, bei Amazon* | Bluetooth, Bedienung per Smartphone | ohne Smartphone nicht nutzbar, Bänder bis 12 mm | gelegentliches Beschriften |
| Dymo LabelManager 210D | 49,28 €, bei Amazon* | Tastatur, D1-Bänder bis 12 mm | eigenes Bandsystem, nicht mit anderen Herstellern kompatibel | Beschriftung ohne Smartphone |
| Niimbot B21 | 40,90 €, bei Amazon* | Thermodruck ohne Farbband, breitere Etiketten | Thermoetiketten können durch Wärme und Sonne verblassen | Kartons, Lagerregale, Wäschefächer |
Für Küche und Bad sind laminierte Bänder die robustere Wahl, für Lagerregale reichen Thermoetiketten. Eine Kaufempfehlung leitet sich daraus nicht ab; entscheidend ist, ob Sie lieber am Gerät tippen oder vom Smartphone aus drucken.
Checkliste: Inventarliste in einem Nachmittag anlegen
- ☐ Je Einheit ein Tabellenblatt mit den zehn Spalten der Vorlage anlegen
- ☐ Raum für Raum fotografieren, Schränke geöffnet, Fotos mit Raumkürzel benennen
- ☐ Jeden dauerhaften Gegenstand mit Soll-Menge eintragen, Verbrauchsmaterial auf die Nachfüllliste
- ☐ Bei Geräten Marke und Modell vom Typenschild übernehmen
- ☐ Kaufdatum und Nettopreis aus Belegen eintragen, Ablageort des Belegs notieren
- ☐ Zustand nach fester Skala bewerten
- ☐ Fächer mit Soll-Menge beschriften
- ☐ Acht bis zehn Punkte für die Sichtkontrolle festlegen und an die Reinigung geben
- ☐ Termine für Monatszählung und Jahresinventur im Kalender eintragen
- ☐ Nachkaufbudget aus der Jahresinventur in die Preiskalkulation übernehmen
Gästefragen um 23 Uhr: Die Liste sagt auch, wo etwas liegt
Eine gute Inventarliste beantwortet nicht nur die Frage, was fehlt, sondern auch, wo etwas liegt. Viele Gästenachrichten drehen sich genau darum: Gibt es ein Bügeleisen, wo ist die zweite Bettdecke, funktioniert die Spülmaschine mit Tabs? Diese Fragen kommen oft am Abend und bleiben bis zum nächsten Morgen liegen, wenn niemand erreichbar ist. Zimmerwache beantwortet Gästenachrichten aus Airbnb, Booking.com und E-Mail auf Grundlage dessen, was Sie für Ihre Unterkunft hinterlegt haben, also auch Fragen dazu, was wo in der Wohnung steht, und der Telefonassistent gibt dieselben Auskünfte rund um die Uhr und leitet Notfälle an einen Menschen weiter. Der Preis liegt bei 99 Euro netto im Monat für die erste Einheit, 79 Euro netto für jede weitere und 59 Euro netto ab der 10. Einheit, Einzelheiten unter Preise und So funktioniert es.
Quellen
- Airbnb: Bedingungen für das Programm „Schutz für Gastgeber:innen bei Sachschäden“, Stand 01.08.2026, https://www.airbnb.de/help/article/2869 (abgerufen 13.10.2026)
- Airbnb: Grundausstattung für Gäste, https://www.airbnb.de/help/article/2343 (abgerufen 13.10.2026)
- Booking.com Partnerhilfe: Damage policy options, https://partner.booking.com/en-gb/help/policies-payments/guest-payments/everything-you-need-know-about-damage-policy-options (abgerufen 13.10.2026)
- Paragraf 538 BGB, https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__538.html (abgerufen 13.10.2026)
- Paragraf 548 BGB, https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__548.html (abgerufen 13.10.2026)
- Paragraf 6 EStG, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html (abgerufen 13.10.2026)
- Paragraf 147 AO, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html (abgerufen 13.10.2026)
- Deutscher Tourismusverband: Mindestkriterien der Klassifizierung ab 2025, Vermietermappe Dithmarschen Tourismus, https://www.echt-dithmarschen.de/fileadmin/Mediendatenbank/PDF/_Vermietermappe/Mindestkriterien-DTV-Klassifizierung-Vermietermappe-Dithmarschen-Tourismus.pdf (abgerufen 13.10.2026)
- ASR A4.4 „Unterkünfte“, Abschnitt 5, Lesefassung BGN, https://vorschriften.bgn-branchenwissen.de/daten/tr/asr_a4_4/5.htm (abgerufen 13.10.2026)
- Statistisches Bundesamt: Pressemitteilung Nr. 266 vom 28.07.2026, https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/07/PD26_266_45.html (abgerufen 13.10.2026)
- Geizhals: Preisangaben der genannten Etikettendrucker, https://geizhals.de (abgerufen 13.10.2026)
