Gäste stellen in Ferienwohnung und Monteurzimmer immer wieder dieselben zwölf Fragen, und wer dafür fertige Antworten hat, antwortet schneller und vollständiger. Bei Airbnb zählt dabei eine harte Frist: Wer auf neue Erkundigungen nicht innerhalb von 24 Stunden reagiert, senkt seine Antwortrate, und die wirkt laut Airbnb direkt auf den Superhost-Status und die Platzierung in der Suche (Airbnb-Hilfe, Artikel 430, Stand 08.10.2026).
2025 wurden in Deutschland 68,3 Millionen Übernachtungen in Ferienunterkünften über Airbnb, Booking.com und Expedia gebucht (Destatis, Pressemitteilung 266 vom 28.07.2026); hinter fast jeder Buchung stehen ein paar Rückfragen.
Zur Abgrenzung: Welche Nachrichten Sie von sich aus zu welchem Zeitpunkt verschicken (Buchungsbestätigung, Anreiseinfo, Abreise), steht im Ratgeber Nachrichten an Gäste: Vorlagen für Buchung, Anreise, Aufenthalt und Abreise. Hier geht es um die Antworten auf das, was Gäste von sich aus fragen.
Die 12 häufigsten Gästefragen: Zeitpunkt, Inhalt und Frist
Die Reihenfolge folgt dem Ablauf einer Buchung. Welche Fragen bei Ihnen am häufigsten kommen, hängt von Lage und Gästegruppe ab; Monteure fragen öfter nach Rechnung und Parkplatz für Transporter, Urlauber öfter nach Gepäck und Ausflugstipps (Redaktionsschätzung). Wie Sie Anfragen von Firmen vor der Buchung beantworten, steht im Ratgeber Monteurzimmer-Anfragen schnell beantworten.
| Nr. | Frage des Gastes | Wann sie kommt | Was die Antwort enthalten muss | Regel oder Frist |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ist die Wohnung zu meinen Daten frei? | vor der Buchung | klare Ja/Nein-Antwort, Hinweis auf direkte Buchung über die Plattform | Airbnb: Antwort binnen 24 Stunden (Art. 430) |
| 2 | Gibt es einen Rabatt für längere Aufenthalte? | vor der Buchung | Preis ab welcher Dauer, Angebot nur über die Plattform | keine Rabatte für Buchung außerhalb von Airbnb (Art. 2799) |
| 3 | Wie komme ich in die Wohnung? | nach der Buchung | Methode, Zeitpunkt der Zugangsdaten, Ansprechpartner | Airbnb zeigt Check-in-Anleitung 48 Stunden vorher (Art. 1926) |
| 4 | Kann ich früher einchecken? | 1 bis 3 Tage vorher | Uhrzeit, Bedingung (Reinigung fertig), Preis | eigene Hausregel |
| 5 | Kann ich später auschecken? | während des Aufenthalts | Uhrzeit, Abhängigkeit von Folgebuchung, Preis | eigene Hausregel |
| 6 | Wo kann ich parken? | vor der Anreise | Ort, Kosten, Höhe/Länge für Transporter | eigene Angabe |
| 7 | Wie lautet das WLAN-Passwort, wie schnell ist es? | Anreisetag | Netzname, Passwort, gemessene Geschwindigkeit | Airbnb: ab 50 Mbit/s Kennzeichnung „Schnelles WLAN" (Art. 3003) |
| 8 | Wo kann ich mein Gepäck lassen? | Anreise- oder Abreisetag | Möglichkeit ja/nein, Alternative in der Nähe | eigene Hausregel |
| 9 | Darf ich meinen Hund mitbringen? | vor der Buchung | Erlaubnis, Gebühr, Regeln | Airbnb: Haustiergebühr höchstens Basispreis pro Nacht, Assistenztiere gebührenfrei (Art. 3623) |
| 10 | Warum soll ich einen Meldeschein ausfüllen? | vor der Anreise | Rechtsgrundlage, welche Daten, Aufbewahrung | Paragraf 29 und 30 BMG |
| 11 | Was ist diese City Tax / Kurtaxe? | nach der Buchung | Höhe, wer sie erhebt, wie sie gezahlt wird | kommunale Satzung, z. B. Berlin 7,5 Prozent (Senatsverwaltung für Finanzen) |
| 12 | Bekomme ich eine Rechnung auf meine Firma? | nach der Buchung oder Abreise | Rechnungsangaben, Zeitpunkt, Format | Paragraf 14 UStG, Paragraf 33 UStDV |
Wo Vorlagen hinterlegt werden: 4.000 Zeichen bei Airbnb, 6 Zeitpunkte bei Booking.com
Beide großen Plattformen haben eine Vorlagenfunktion, die mit Platzhaltern arbeitet.
- Airbnb nennt sie „schnelle Antworten". Platzhalter ziehen Gastname, Check-in-Datum, Hausregeln oder WLAN-Daten aus dem Inserat. Eine Nachricht darf höchstens 4.000 Zeichen lang sein; Airbnb übersetzt sie automatisch in die Sprache des Gastes (Art. 2898). Geplante schnelle Antworten werden bei Last-minute-Buchungen standardmäßig übersprungen, es sei denn, Sie aktivieren die Option, sie trotzdem zu senden (Art. 2897).
- Booking.com bietet Vorlagen und automatische Antworten im Extranet und in der Pulse-App. Geplant werden kann bei Buchung, eine Woche, drei Tage und einen Tag vor Anreise, am Anreisetag und einen Tag vor Abreise. PDFs und QR-Codes sind als Anhang nicht erlaubt, Links müssen vorher freigegeben werden; Booking.com empfiehlt Englisch als Standardsprache, sofern die Mehrheit der Gäste nicht eine andere Sprache spricht (Booking.com Partner-Hilfe, Stand 08.10.2026).
- E-Mail bei Direktbuchungen: Textbausteine im Mailprogramm, Platzhalter in eckigen Klammern, damit keiner übersehen wird.
| Merkmal | Airbnb | Booking.com | E-Mail (Direktbuchung) |
|---|---|---|---|
| Name der Funktion | schnelle Antworten | Vorlagen und automatische Antworten | Textbausteine im Mailprogramm |
| Platzhalter | ja, aus dem Inserat (Name, Check-in, Hausregeln, WLAN) | ja | von Hand in eckigen Klammern |
| Geplanter Versand | ja, bei Last-minute-Buchungen nur mit eigener Option | bei Buchung, 7, 3 und 1 Tag vor Anreise, am Anreisetag, 1 Tag vor Abreise | je nach Mailprogramm |
| Länge und Anhänge | höchstens 4.000 Zeichen | keine PDFs oder QR-Codes | frei |
| Sprache | automatische Übersetzung in die Sprache des Gastes | Englisch als Standard empfohlen | selbst übersetzen |
| Externe Links | nicht, wenn sie von Airbnb wegführen | nur nach Freigabe | erlaubt |
Eine Grenze gilt bei Airbnb für jede Vorlage: Keine Links, die von der Plattform wegführen, keine Aufforderung zur Buchung oder Verlängerung außerhalb von Airbnb, kein Bitten um Bewertungen auf anderen Seiten (Art. 2799). Ein Online-Check-in auf einer fremden Website ist nur zulässig, wenn er gesetzlich vorgeschrieben ist und im Inserat angekündigt wird.
12 Antwortvorlagen für Gästefragen zum Kopieren
Die Vorlagen sind bewusst kurz. Eckige Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben oder durch den passenden Platzhalter der Plattform.
1. Verfügbarkeit
Hallo [Name], danke für Ihre Anfrage. Die Wohnung ist vom [Datum] bis [Datum] frei. Sie können direkt über [Airbnb/Booking.com] buchen; die Bestätigung kommt sofort. Bei Fragen zur Ausstattung melden Sie sich gern.
2. Rabatt für längere Aufenthalte
Hallo [Name], ab [Anzahl] Nächten gilt automatisch ein Nachlass von [Zahl] Prozent, er wird Ihnen beim Buchen angezeigt. Für Aufenthalte über [Anzahl] Wochen schicke ich Ihnen gern ein individuelles Angebot hier über die Plattform.
3. Zugang zur Wohnung
Hallo [Name], der Check-in funktioniert ohne Termin über [Zahlenschloss/Smart Lock/Schlüsselübergabe]. Den Code und die Wegbeschreibung erhalten Sie am [Tag] nach dem Online-Check-in. Wenn vor Ort etwas nicht klappt, erreichen Sie uns rund um die Uhr unter der Nummer in der Buchungsbestätigung.
4. Früherer Check-in
Hallo [Name], regulär ist der Check-in ab [Uhrzeit]. Am [Datum] ist die Wohnung voraussichtlich ab [Uhrzeit] fertig gereinigt; ich bestätige Ihnen das am Anreisetag bis [Uhrzeit]. Ein früherer Check-in kostet [Betrag]. Ihr Gepäck können Sie bereits ab [Uhrzeit] [Ort] abstellen.
5. Späterer Check-out
Hallo [Name], für Ihren Abreisetag liegt [keine/eine] Folgebuchung vor. Sie können daher bis [Uhrzeit] bleiben, der Aufpreis beträgt [Betrag]. Bitte geben Sie mir bis [Uhrzeit] am Vortag Bescheid, damit die Reinigung umplanen kann.
6. Parken
Hallo [Name], vor dem Haus gibt es [kostenfreie Straßenparkplätze/einen eigenen Stellplatz Nr. X]. Für Transporter über [Länge] Meter empfehle ich [Ort], etwa [Minuten] Minuten zu Fuß entfernt. [Kosten: Betrag pro Tag.]
7. WLAN
Hallo [Name], das WLAN heißt [Netzname], das Passwort lautet [Passwort]. Gemessen haben wir zuletzt [Zahl] Mbit/s im Download. Der Router steht [Ort]; falls die Verbindung abbricht, bitte den Stecker kurz ziehen und nach einer Minute wieder einstecken.
8. Gepäck
Hallo [Name], vor [Uhrzeit] ist die Wohnung leider noch nicht bereit. Ihr Gepäck können Sie [im Abstellraum/bei Gepäckaufbewahrung X, Adresse] lassen. Nach dem Check-out ist das bis [Uhrzeit] ebenfalls möglich.
9. Haustiere
Hallo [Name], Hunde sind bei uns [willkommen/leider nicht erlaubt]. Die Gebühr beträgt [Betrag] pro Aufenthalt, bitte geben Sie das Tier bei der Buchung an. Assistenztiere sind selbstverständlich ohne Aufpreis erlaubt. Unsere Regeln für Tiere finden Sie in der Hausordnung.
10. Meldeschein
Hallo [Name], für Gäste aus dem Ausland ist ein Meldeschein gesetzlich vorgeschrieben (Paragraf 29 Bundesmeldegesetz). Abgefragt werden nur Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Reisedaten und die Ausweisnummer. Wir bewahren den Schein ein Jahr auf und vernichten ihn danach. Das Formular dauert etwa zwei Minuten: [Link, sofern auf der Plattform zulässig].
11. Kurtaxe oder City Tax
Hallo [Name], die Stadt [Ort] erhebt eine Übernachtungsteuer von [Satz]. Wir sind verpflichtet, sie einzuziehen und an die Stadt abzuführen. [Sie ist im Gesamtpreis enthalten./Sie wird vor Ort bzw. per Zahlungslink fällig: Betrag.] Beruflich Reisende sind in [Ort] [ebenfalls steuerpflichtig/befreit].
12. Rechnung
Hallo [Name], gern stellen wir eine Rechnung aus. Bitte schicken Sie mir Firmenname, Anschrift und, falls vorhanden, eine Bestellnummer. Sie erhalten die Rechnung innerhalb von [Anzahl] Werktagen nach Abreise als [PDF/E-Rechnung].
Wenn der Gast etwas will, das nicht im Inserat steht: 6 Entscheidungsregeln
- Wenn der Gast früher kommen will und am selben Tag eine Abreise stattfindet, dann keine feste Zusage vor dem Anreisetag geben, nur ein Zeitfenster und die Gepäckmöglichkeit nennen.
- Wenn am Anreisetag niemand abreist und die Wohnung schon gereinigt ist, dann den früheren Check-in direkt bestätigen; eine Gebühr ist dann schwer zu begründen (Redaktionsschätzung).
- Wenn der Gast später gehen will und eine Folgebuchung besteht, dann höchstens ein bis zwei Stunden anbieten und mit der Reinigung abstimmen.
- Wenn der Gast einen Rabatt für Barzahlung oder Buchung außerhalb von Airbnb anbietet, dann ablehnen: Das verstößt gegen die Airbnb-Richtlinie und kann zur Sperrung des Inserats führen (Art. 2799).
- Wenn ein Tier angefragt wird, das laut Inserat nicht erlaubt ist, dann fragen, ob es ein Assistenztier ist; dafür dürfen bei Airbnb keine Gebühren erhoben werden (Art. 3623). Mehr dazu im Ratgeber Haustiere in der Ferienwohnung.
- Wenn eine Firma bucht, dann die Rechnungsdaten schon bei der Buchung erfragen, nicht erst nach Abreise.
Rechnung, Meldeschein, Kurtaxe: 3 Fragen mit rechtlichem Hintergrund
Drei der zwölf Fragen berühren Gesetze. Hier sind die Antworten besonders genau zu formulieren. Der Abschnitt ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Rechnung. Gegenüber privaten Gästen besteht für die Übernachtung in der Regel keine Pflicht zur Rechnung, wohl aber gegenüber Unternehmen: Nach Paragraf 14 Absatz 2 UStG muss bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausgestellt werden. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben (Paragraf 33 UStDV). Zur E-Rechnung: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen noch auf Papier oder als PDF gehen; ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (IHK Region Stuttgart, Stand 01.07.2026). Wie die Umsatzsteuer auf der Rechnung aussieht, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer bei der Ferienwohnung.
Meldeschein. Paragraf 29 Absatz 2 BMG verpflichtet beherbergte ausländische Personen, am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein zu unterschreiben und sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz auszuweisen. Der Schein enthält ausschließlich die in Paragraf 30 Absatz 2 BMG genannten Daten und wird ein Jahr ab Abreise aufbewahrt, danach binnen drei Monaten vernichtet. Für deutsche Gäste ist die Unterschrift nicht mehr vorgeschrieben. Details zum Verfahren stehen im Ratgeber Meldeschein-Pflicht bei Ferienwohnungen.
Kurtaxe und City Tax. Höhe und Erhebung regelt jede Kommune selbst. In Berlin beträgt die Übernachtungsteuer seit dem 1. Januar 2025 7,5 Prozent, die frühere Ausnahme für Aufenthalte über 21 Tage ist entfallen, und berufliche Übernachtungen sind seit 2024 ebenfalls steuerpflichtig (Senatsverwaltung für Finanzen Berlin, Stand 08.10.2026). Airbnb zieht in Deutschland nur in Dresden, Dortmund, Frankfurt am Main und Wiesbaden selbst eine Abgabe ein (Airbnb-Hilfe, Artikel 2285); überall sonst erklären Sie dem Gast, wie die Abgabe gezahlt wird. Der Ablauf je Kommune steht im Ratgeber Kurtaxe und Bettensteuer richtig abrechnen.
Rechenbeispiel: 33 Stunden im Jahr für dieselben Antworten
Wie viel Zeit die Wiederholung kostet, zeigt eine einfache Rechnung. Alle Mengen und Zeiten sind Redaktionsschätzungen.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Einheiten | 3 |
| Buchungen je Einheit und Jahr | 60 |
| Buchungen insgesamt | 180 |
| Gästefragen je Buchung | 4 |
| Fragen im Jahr | 720 |
| Zeit je Antwort frei formuliert | 4 Minuten |
| Zeit je Antwort mit Vorlage | 1 Minute |
| Ersparnis im Jahr | 720 × 3 Minuten = 2.160 Minuten = 36 Stunden |
Zieht man rund drei Stunden für das Schreiben und die jährliche Pflege der zwölf Vorlagen ab, bleiben gut 33 Stunden. Dazu kommt: Eine Vorlage vergisst weder die Parkhöhe noch die Gepäckaufbewahrung, und genau solche Lücken lösen Rückfragen aus.
Wie Sie Abläufe für Fragen außerhalb Ihrer Erreichbarkeit einrichten, beschreibt der Ratgeber Gästekommunikation automatisieren.
Checkliste: 10 Punkte, bevor die Vorlagen live gehen
- ☐ Jede der zwölf Vorlagen auf Airbnb als schnelle Antwort und auf Booking.com als Vorlage angelegt
- ☐ Platzhalter mit einer Testnachricht geprüft, jede Angabe im Inserat ausgefüllt
- ☐ Keine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder externen Links in Airbnb-Vorlagen vor der Buchung
- ☐ Links in Booking.com-Vorlagen im Extranet freigegeben, keine PDFs oder QR-Codes angehängt
- ☐ Preise für früheren Check-in, späteren Check-out und Haustiere stehen identisch in Vorlage und Hausordnung
- ☐ WLAN-Geschwindigkeit frisch gemessen und Zahl in Vorlage 7 eingetragen
- ☐ Meldeschein-Vorlage nennt Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist
- ☐ Kurtaxe-Satz der eigenen Kommune geprüft (Satzung oder Finanzverwaltung, mit Datum)
- ☐ Rechnungsvorlage für Firmenkunden vorbereitet, inklusive Angabe Kleinunternehmer oder Steuersatz
- ☐ Englische Fassung jeder Vorlage angelegt, bei Booking.com unter demselben Namen gruppiert
Hilfreich ist außerdem, die Antworten mit der Hausordnung abzugleichen: Was dort steht, muss in den Vorlagen gleich lauten, sonst beruft sich der Gast auf die für ihn vorteilhaftere Fassung.
Notfallplan: 4 Fragen, die keine Vorlage beantworten darf
- „Ich komme nicht in die Wohnung." Sofort anrufen oder zurückschreiben, Code prüfen, Ersatzweg nennen. Wie sich der Zugang ohne Termin absichern lässt, steht im Ratgeber Übergabe ohne Vor-Ort-Termin.
- „Es riecht nach Gas" oder „Der Rauchmelder piept". Gast bei Gasgeruch aus der Wohnung schicken, Notruf 112 oder Störungsnummer des Versorgers nennen, dann selbst handeln.
- „Hier ist Wasser auf dem Boden." Haupthahn benennen (Ort in der Vorlage hinterlegen), Fotos erbitten, Handwerker beauftragen.
- Beschwerde über Sauberkeit oder Mängel. Nicht mit einer Standardantwort reagieren; bei Airbnb muss der Gast ein Problem innerhalb von 72 Stunden nach Feststellung melden (Airbnb-Hilfe, Artikel 2868). Ablauf und Musterantworten stehen im Ratgeber Gästebeschwerden während des Aufenthalts.
Nachrichten um 23 Uhr: wer antwortet, wenn Sie nicht erreichbar sind
Vorlagen verkürzen die Antwort, aber jemand muss die Nachricht lesen und die passende Vorlage wählen, auch abends und am Wochenende. Zimmerwache beantwortet Gästenachrichten aus Airbnb, Booking.com und E-Mail auf Grundlage dessen, was Sie für jede Wohnung hinterlegt haben, und der Telefonassistent gibt dieselben Auskünfte rund um die Uhr. Der Preis liegt bei 99 Euro netto im Monat für die erste Einheit, 79 Euro netto für jede weitere und 59 Euro netto ab der 10. Einheit, Einzelheiten unter Preise. Was eine Einheit im Jahr einbringen kann, zeigt der Einnahmen-Check.
Quellen
- Airbnb-Hilfe: Antwortrate und Antwortzeit verbessern, Artikel 430, https://www.airbnb.de/help/article/430 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Schnelle Antworten erstellen und senden, Artikel 2898, https://www.airbnb.de/help/article/2898 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Geplante schnelle Antworten, Artikel 2897, https://www.airbnb.de/help/article/2897 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Anweisungen für Check-in und Check-out, Artikel 1926, https://www.airbnb.de/help/article/1926 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Richtlinien für Handlungen außerhalb der Plattform, Artikel 2799, https://www.airbnb.de/help/article/2799 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: WLAN-Geschwindigkeit testen, Artikel 3003, https://www.airbnb.de/help/article/3003 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Gebühren für Haustiere, Artikel 3623, https://www.airbnb.de/help/article/3623 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Richtlinie für Umbuchungen und Rückerstattungen, Artikel 2868, https://www.airbnb.de/help/article/2868 (abgerufen am 08.10.2026)
- Airbnb-Hilfe: Belegungssteuern in Deutschland, Artikel 2285, https://www.airbnb.de/help/article/2285 (abgerufen am 08.10.2026)
- Booking.com Partner-Hilfe: Templates, automatic replies and message notifications, https://partner.booking.com/en-us/help/reservations/contact-extranet/setting-templates-automatic-replies-and-message-notifications (abgerufen am 08.10.2026)
- Bundesmeldegesetz, Paragraf 29 und 30, https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__29.html und https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__30.html (abgerufen am 08.10.2026)
- Umsatzsteuergesetz, Paragraf 14, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html (abgerufen am 08.10.2026)
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Paragraf 33, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html (abgerufen am 08.10.2026)
- IHK Region Stuttgart: Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze, Stand 01.07.2026, https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496 (abgerufen am 08.10.2026)
- Senatsverwaltung für Finanzen Berlin: FAQ Übernachtungsteuer (City Tax), https://www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/informationen-fuer-steuerzahler-/faq-steuern/artikel.57911.php (abgerufen am 08.10.2026)
- Statistisches Bundesamt: Pressemitteilung Nr. 266 vom 28.07.2026, https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/07/PD26_266_45.html (abgerufen am 08.10.2026)
