Mit sieben vorbereiteten Nachrichten decken Sie den ganzen Weg von der Buchung bis zur Abreise ab, und Airbnb wie Booking.com können diese Nachrichten zeitgesteuert verschicken. Die beiden Plattformen bieten dafür aber unterschiedliche Zeitpunkte, unterschiedliche Regeln für Links und Kontaktdaten und unterschiedliche Grenzen. Dieser Artikel liefert den Zeitplan, die Plattformregeln mit Quellen, acht Mustertexte zum Kopieren, ein Rechenbeispiel und einen Notfallplan für Nachrichten, die schiefgehen.

Der Bedarf ist groß: Über Airbnb, Booking.com und Expedia wurden 2025 laut Statistischem Bundesamt 68,3 Millionen Übernachtungen in deutschen Ferienunterkünften gebucht, rund 94 Prozent davon in Betrieben mit weniger als zehn Betten (Pressemitteilung vom 28.07.2026). Das sind überwiegend kleine Vermieter, die jede Nachricht selbst schreiben.

Der Zeitplan: sieben Nachrichten und wann sie rausgehen

Die Tabelle zeigt, welche Nachricht wann sinnvoll ist und welcher Auslöser auf der jeweiligen Plattform dazu passt. Die Booking.com-Zeitpunkte sind die sechs festen Stufen aus der Partnerhilfe zu Vorlagen (abgerufen am 02.10.2026), die Airbnb-Auslöser stammen aus dem Hilfeartikel zu geplanten schnellen Antworten (abgerufen am 02.10.2026).

Nr. Nachricht Zeitpunkt Kerninhalt Airbnb-Auslöser Booking.com-Auslöser
1 Buchungsbestätigung sofort nach Buchung Dank, Eckdaten, was als Nächstes kommt neue Buchung bei Buchung
2 Online-Check-in sieben Tage vor Anreise Meldeschein, Ankunftszeit, Sonderwünsche Tage vor Check-in eine Woche vor Anreise
3 Anreiseinformation ein bis zwei Tage vor Anreise Adresse, Parken, Zugang, WLAN Tage vor Check-in einen Tag vor Anreise
4 Zugang am Anreisetag Anreisetag, vormittags Code oder Schlüsselweg, Notfallnummer Tag des Check-ins am Anreisetag
5 Nachfrage nach Ankunft Abend des Anreisetags Alles in Ordnung? Kurze Rückfrage nach Check-in manuell
6 Abreiseinformation Vorabend der Abreise Uhrzeit, Aufgaben beim Auschecken Tage vor Check-out einen Tag vor Abreise
7 Dank nach Abreise Tag der Abreise Dank, Bitte um Bewertung auf der Plattform nach Check-out manuell

Auffällig ist: Booking.com sieht laut Partnerhilfe keinen Zeitpunkt nach der Ankunft und keinen nach der Abreise vor. Die Nachrichten 5 und 7 müssen Sie dort von Hand schicken oder über ein angebundenes System.

Wer Vorlagen baut, stößt schnell auf Plattformregeln. Die wichtigsten Unterschiede, belegt mit den offiziellen Hilfeseiten (alle abgerufen am 02.10.2026):

Regel Airbnb Booking.com
Zeichenlimit je Nachricht 4.000 Zeichen (Hilfeartikel 2898) keine Angabe in der Partnerhilfe
Übersetzung automatisch in die Sprache des Gastes (2898) je Sprache eine Vorlage mit gleichem Namen, sonst Standardsprache, empfohlen Englisch
Platzhalter „Details" wie Gastname, Check-in-Zeit, Hausregeln Info-Blöcke wie Gastname, Check-in-Zeit, Unterkunftsname
Links keine Links, die zu Buchungen außerhalb von Airbnb führen (Richtlinie 2799) nur vorher freigegebene URLs
Anhänge in den Vorlagen-Hilfeartikeln nicht beschrieben Bilder ja, PDFs und QR-Codes nein
Kontaktdaten vor der Buchung nicht erfragen; danach nur Frage nach gewünschtem Kanal Telefonnummern nur im Extranet und in Pulse, nicht mehr über angebundene Systeme
Antwortfrist Antwortrate misst Antworten binnen 24 Stunden in den letzten 30 Tagen (Hilfeartikel 430) keine feste Frist in der Partnerhilfe
Check-in-Details erst 48 Stunden vor Check-in sichtbar (Hilfeartikel 1926) frei planbar

Zwei Punkte verdienen Aufmerksamkeit. Erstens wirkt sich die Antwortrate laut Airbnb direkt auf den Superhost-Status und die Platzierung in den Suchergebnissen aus; für Superhosts verlangt Airbnb eine Antwortrate von 90 Prozent (Hilfeartikel 829). Geplante Nachrichten helfen dabei nur indirekt, denn gezählt wird die Antwort auf neue Anfragen. Zweitens überspringt Airbnb einige geplante Nachrichten bei Last-minute-Buchungen und Kurzaufenthalten standardmäßig. Wer will, dass die Zugangsnachricht immer rausgeht, muss in der Vorlage die Option „Sende diese Nachricht für Last-minute-Buchungen und Kurzzeitaufenthalte" aktivieren (Hilfeartikel 2897).

Illustration: Smartphone mit Gästechat, daneben vier Stationen von der Buchung bis zur Abreise, ein Schlüssel und die Zimmerwache-Eule mit Handy
Sieben Nachrichten von der Buchung bis zur Abreise: Den Zugangscode gibt es erst am Anreisetag.

Meldeschein vor Zugangscode: die richtige Reihenfolge

Die Anreisenachricht ist auch eine rechtliche Frage. Nach Paragraf 29 Bundesmeldegesetz müssen beherbergte ausländische Personen am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein unterschreiben; elektronische Verfahren sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (Absatz 5). Für deutsche Gäste entfällt der Meldeschein seit 2025. Ausführlich dazu: Meldeschein-Pflicht bei Ferienwohnungen.

Für die Nachrichtenfolge heißt das: Die Bitte um den Online-Check-in kommt mit Nachricht 2, der Zugangscode erst mit Nachricht 4 und erst dann, wenn der Check-in vorliegt. Airbnb erlaubt die Registrierung auf einer anderen Website nur, wenn sie aus gesetzlichen Gründen nötig ist und die Inseratsbeschreibung vorher sagt, welche Angaben gebraucht werden und warum (Richtlinie 2799). Ein Satz wie „Für ausländische Gäste ist nach Paragraf 29 BMG ein Meldeschein Pflicht, den Sie vor Anreise online ausfüllen" gehört deshalb ins Inserat, nicht erst in die Nachricht.

Ausweisfotos vor der Ankunft dürfen Sie bei Airbnb nur verlangen, wenn dies gesetzlich oder aus Compliance-Gründen erforderlich ist. Wie Sie den Zugang selbst absichern, steht im Ratgeber Übergabe ohne Vor-Ort-Termin.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Meldevorschriften können sich durch Landesrecht und Gesetzesänderungen ändern.

Acht Mustertexte zum Kopieren: von „Vielen Dank für Ihre Buchung“ bis zur Abreise

Die Texte nutzen Platzhalter in eckigen Klammern. Ersetzen Sie sie durch die Platzhalter Ihrer Plattform oder durch feste Angaben. Die Sie-Form ist neutral; auf Airbnb ist auch die persönliche Anrede verbreitet und ebenso passend.

Vorlage 1: Buchungsbestätigung (sofort)

Guten Tag [Vorname], vielen Dank für Ihre Buchung von [Anreisedatum] bis [Abreisedatum] in [Unterkunftsname]. Check-in ist ab [Check-in-Zeit], Check-out bis [Check-out-Zeit]. Sieben Tage vor Anreise erhalten Sie von uns den Link zum Online-Check-in, ein bis zwei Tage vorher alle Informationen zur Anreise. Haben Sie bis dahin Fragen, schreiben Sie uns hier. Viele Grüße, [Ihr Name]

Vorlage 2: Online-Check-in (sieben Tage vorher)

Guten Tag [Vorname], Ihre Anreise am [Anreisedatum] rückt näher. Bitte füllen Sie vorab den Online-Check-in aus: [Link]. Für ausländische Gäste ist der Meldeschein gesetzlich vorgeschrieben, für alle anderen geht es um Ankunftszeit und Personenzahl. Den Zugang zur Wohnung schicken wir am Anreisetag, sobald der Check-in vorliegt. Kommen Sie mit dem Auto? Dann sagen Sie uns kurz Bescheid, wir reservieren den Stellplatz.

Vorlage 3: Anreiseinformation (ein bis zwei Tage vorher)

Guten Tag [Vorname], hier alles für Ihre Anreise: Adresse [Straße, Hausnummer, PLZ Ort], Eingang [Beschreibung, etwa „Hofeingang links"]. Parken: [Stellplatz oder Hinweis zur Straße]. Mit öffentlichen Verkehrsmitteln: [Haltestelle und Fußweg in Minuten]. WLAN: Netz [Name], Passwort [Passwort]. Die Hausordnung finden Sie hier: [Hausregeln]. Ihren Zugangscode erhalten Sie am Anreisetag bis [Uhrzeit].

Vorlage 4: Zugang am Anreisetag

Guten Morgen [Vorname], Ihr Zugangscode für heute lautet [Code]. Er gilt ab [Check-in-Zeit] bis [Check-out-Datum und -Zeit]. So geht es hinein: [ein bis drei kurze Schritte]. Wenn etwas nicht funktioniert, erreichen Sie uns rund um die Uhr unter [Telefonnummer]. Wir wünschen eine gute Anreise.

Vorlage 5: Nachfrage am Abend der Ankunft

Guten Abend [Vorname], sind Sie gut angekommen und passt alles in der Wohnung? Falls etwas fehlt oder nicht funktioniert, schreiben Sie uns gleich, dann kümmern wir uns morgen früh darum.

Diese Nachricht ist kurz mit Absicht. Sie holt Beschwerden in den Aufenthalt, wo sie lösbar sind, statt in die Bewertung. Wie Sie öffentliche Bewertungen beantworten, steht im Ratgeber Bewertungen beantworten.

Vorlage 6: Abreiseinformation (Vorabend)

Guten Tag [Vorname], morgen ist Ihr Abreisetag, Check-out bis [Check-out-Zeit]. Bitte vor dem Gehen: Geschirr in die Spülmaschine und einschalten, Müll in die Tonnen im Hof, Fenster schließen, Tür ins Schloss ziehen. Die Bettwäsche bitte einfach liegen lassen. Brauchen Sie einen späteren Check-out, fragen Sie gern, oft ist das möglich.

Vorlage 7: Dank nach Abreise

Guten Tag [Vorname], vielen Dank für Ihren Aufenthalt. Wir hoffen, es hat Ihnen gefallen. Wenn Sie einen Moment Zeit haben, freuen wir uns über eine Bewertung hier auf der Plattform. Haben Sie etwas vergessen, melden Sie sich bitte innerhalb von sieben Tagen.

Die Bitte um eine Bewertung muss auf der Plattform bleiben: Airbnb verbietet, Gäste um Feedback auf anderen Websites zu bitten (Richtlinie 2799).

Vorlage 8: Variante für Monteure und Firmenkunden

Guten Tag [Name], vielen Dank für die Buchung für [Anzahl] Personen von [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]. Bitte senden Sie uns bis [Datum] die Namen der Mitarbeiter und deren Staatsangehörigkeit für den Meldeschein. Die Rechnung stellen wir auf [Firmenname] aus; nennen Sie uns bitte Bestellnummer oder Kostenstelle. Anreise ab [Uhrzeit] möglich, Stellplätze für [Anzahl] Transporter vorhanden. Für Rückfragen auf der Baustelle: [Telefonnummer].

Bei Firmenkunden lohnt eine englische oder polnische Fassung der Vorlagen 3 und 4. Eine englische Kurzfassung der Zugangsnachricht:

Good morning [first name], your access code for today is [code], valid from [check-in time] until [check-out date and time]. Steps: [one to three short steps]. If anything does not work, call us any time at [phone number]. Have a good trip.

Wie Sie Firmenkunden gewinnen und Rahmenverträge aufsetzen, beschreibt der Ratgeber Monteurzimmer an Firmenkunden vermieten.

Rechenbeispiel: 42 Stunden im Jahr gespart bei 120 Buchungen

Annahmen (Redaktionsschätzung): drei Einheiten, 120 Buchungen im Jahr, sieben Nachrichten je Buchung. Von Hand dauert eine Nachricht rund vier Minuten, weil Adresse, Code und Daten jedes Mal zusammengesucht werden. Mit Vorlagen bleibt eine Minute für Kontrolle und Anpassung. Bewertet wird die Zeit mit dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde (Bundesregierung, Stand 01.01.2026).

Posten Von Hand Mit Vorlagen
Minuten je Buchung (7 Nachrichten) 28 7
Stunden im Jahr (120 Buchungen) 56 14
Wert der Zeit zu 13,90 Euro 778,40 Euro 194,60 Euro
Ersparnis 42 Stunden, 583,80 Euro

Nicht eingerechnet sind die Rückfragen, die gute Vorlagen verhindern. Fehlt in der Anreisenachricht der Hinweis auf den Hofeingang, kommt die Frage am Anreiseabend, oft dann, wenn niemand am Telefon ist. Typische Rückfragen am Anreisetag betreffen drei Punkte: Eingang, Parken, WLAN. Diese drei gehören deshalb vollständig in Nachricht 3.

Entscheidungshilfe: automatisch, halbautomatisch oder persönlich

  • Wenn eine Nachricht für jeden Gast gleich ist (Buchungsbestätigung, Abreiseinformation), dann planen Sie sie fest ein und kontrollieren Sie nur stichprobenhaft.
  • Wenn die Nachricht einen Code oder eine Zugangsinformation enthält, dann planen Sie sie halbautomatisch: Vorlage vorbereiten, aber erst nach bestätigtem Online-Check-in senden.
  • Wenn Sie viele Last-minute-Buchungen haben, dann aktivieren Sie bei Airbnb die Option für kurzfristige Buchungen und schicken Sie Nachricht 3 und 4 als eine Nachricht.
  • Wenn Gäste überwiegend aus einem Sprachraum kommen, dann legen Sie bei Booking.com eine Vorlage je Sprache mit gleichem Namen an.
  • Wenn ein Gast eine Frage stellt, die nicht in der Vorlage steht, dann antworten Sie persönlich und ergänzen Sie die Vorlage, sobald dieselbe Frage zum dritten Mal kommt.
  • Wenn Sie Monteure beherbergen, dann trennen Sie die Vorlagen nach Gästetyp, weil Firmen Rechnungsangaben und Namenslisten brauchen, Urlauber nicht.

Wo Vorlagen an ihre Grenze kommen: die Frage um 23 Uhr

Vorlagen decken das Planbare ab. Die Frage um 23 Uhr, ob der Stellplatz im Hof frei ist oder warum die Heizung nicht anspringt, steht in keiner Vorlage. Entweder ist dann jemand erreichbar, oder die Antwort kommt am nächsten Morgen, und die Bewertung leidet. Zimmerwache beantwortet solche Fragen aus Ihren hinterlegten Angaben auf Airbnb, Booking.com und per E-Mail in Minuten, der Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, und der Online-Check-in mit Meldeschein läuft auf Deutsch, Englisch und Polnisch, weitere Sprachen auf Wunsch. Wie das im Ablauf aussieht, zeigt die Seite So funktioniert es, die Preise je Einheit stehen unter Preise. Grundsätzliches zum Thema lesen Sie im Ratgeber Gästekommunikation automatisieren.

Checkliste: 10 Punkte zum Einrichten der Vorlagen

  • ☐ Sieben Nachrichten nach dem Zeitplan oben geschrieben
  • ☐ Platzhalter geprüft: Erscheint überall ein echter Wert statt „nicht verfügbar"?
  • ☐ Anreisenachricht unter 1.500 Zeichen, Airbnb-Grenze von 4.000 Zeichen eingehalten
  • ☐ Hinweis auf Meldeschein für ausländische Gäste in der Inseratsbeschreibung
  • ☐ Zugangscode nur in Nachricht 4, nicht in früheren Nachrichten
  • ☐ Airbnb: Option für Last-minute-Buchungen bei Nachricht 3 und 4 aktiviert
  • ☐ Booking.com: Check-in-Link als vertrauenswürdige URL freigegeben
  • ☐ Booking.com: Vorlage in Englisch als Standardsprache angelegt
  • ☐ Notfallnummer in Nachricht 4 und in der Gästemappe identisch
  • ☐ Bitte um Bewertung nur auf der Plattform, kein externer Link

Notfallplan: 6 Fälle, in denen eine Nachricht schiefgeht

  1. Falscher Code verschickt: Code sofort im Schloss sperren, neuen Code erzeugen, Korrektur mit dem Hinweis „Bitte nur diesen Code verwenden" senden. Danach die Vorlage prüfen, ob ein Platzhalter falsch verknüpft ist.
  2. Gast hat die Anreiseinformation nicht erhalten: In der Zeitübersicht der Buchung nachsehen, ob die Nachricht übersprungen wurde. Airbnb informiert per Benachrichtigung und E-Mail, wenn Nachrichten übersprungen oder außerplanmäßig gesendet werden. Nachricht manuell senden und den Gast anrufen.
  3. Gast steht vor der Tür, Online-Check-in fehlt: Daten telefonisch aufnehmen und den Check-in-Link erneut senden. Zugang erst freigeben, wenn die Pflichtangaben vorliegen; den Gast nicht vor der Tür warten lassen, sondern die Angaben im Gespräch vervollständigen.
  4. Nachricht in falscher Sprache: Bei Booking.com prüfen, ob alle Sprachfassungen denselben Vorlagennamen tragen. Bis zur Korrektur eine englische Fassung manuell senden.
  5. Gast verlangt Kontakt außerhalb der Plattform: Nach der Buchung zulässig, wenn der Gast es wünscht. Buchungsänderungen und Zahlungen trotzdem nur über die Plattform abwickeln.
  6. Beschwerde als Antwort auf Nachricht 5: Innerhalb einer Stunde antworten, Lösung und Zeitpunkt nennen, Ergebnis am nächsten Tag nachfragen. Die Antwort dokumentieren, falls sie später in einer Bewertung auftaucht.

Ergänzend zu den Nachrichten lohnt eine klare Hausordnung, auf die Vorlage 3 verweist, und ein WLAN, das ohne Rückfrage funktioniert.

Weiterlesen: Die häufigsten Gästefragen und Antwortvorlagen.

Ebenfalls passend: Nachrichten an internationale Gäste: Englische Mustertexte und Übersetzungsfunktionen, Check-out-Nachricht an Gäste: Zeitpunkt, Inhalt und Mustertexte.

Quellen