Eine kleine Pension mit 5 bis 40 Zimmern kommt ohne Nachtrezeption aus, wenn drei Dinge geregelt sind: Sie wissen vorher, wer spät kommt, der Gast findet ohne Hilfe hinein, und für Notfälle ist eine Nummer erreichbar. Rechtlich verlangt das Bundesmeldegesetz keinen besetzten Tresen, sondern einen Meldeschein für ausländische Gäste, der am Tag der Ankunft unterschrieben oder elektronisch bestätigt wird. Dieser Ratgeber zeigt die Abläufe für die späte Anreise, die Möglichkeiten für das Telefon nach Feierabend und eine Checkliste für den Tresen.
Der Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes und gegebenenfalls Vorgaben Ihrer Gemeinde. Stand: Oktober 2026.
Warum Gäste spät kommen
In einer Pension an der Bundesstraße oder am Rand einer Kleinstadt ist die Anreise nach 20 Uhr der Normalfall, nicht die Ausnahme. Urlauber stehen freitags im Stau, Geschäftsreisende fahren nach dem letzten Termin los, und Monteure kommen nach Schichtende, oft direkt von der Baustelle. Dazu kommen Gäste, die am selben Abend buchen, weil das eigentlich geplante Hotel voll ist.
Für die Inhaberin oder den Inhaber heißt das: Die Rezeption ist bis 19 oder 20 Uhr besetzt, die Gäste aber kommen um 22 Uhr. Wer dann nicht vorbereitet ist, steht entweder selbst noch einmal auf oder lässt einen Gast vor der verschlossenen Tür warten, der anruft und niemanden erreicht. Beides lässt sich mit einem festen Ablauf vermeiden.
Ankunftszeit vorher erfragen: Mustertext
Der erste Schritt kostet nichts: Fragen Sie die Ankunftszeit ab, bevor der Gast losfährt. Viele Gäste geben sie bei der Buchung nicht an oder nur ungefähr. Eine kurze Nachricht zwei bis drei Tage vorher genügt, bei kurzfristigen Buchungen direkt nach Eingang.
Guten Tag, wir freuen uns auf Ihren Besuch am Freitag. Unsere Rezeption ist bis 20 Uhr besetzt. Wann werden Sie voraussichtlich ankommen? Wenn es später wird, schicken wir Ihnen am Anreisetag eine Beschreibung, wie Sie Ihr Zimmer auch ohne uns erreichen.
Wichtig ist, dass die Antwort an einer Stelle landet, die am Anreisetag jemand ansieht. Tragen Sie späte Ankünfte in den Belegungsplan oder auf eine Liste am Tresen ein, damit auch Aushilfen wissen, wer heute noch kommt. Wie Sie die Begrüßung formulieren, zeigt die Vorlage für die Begrüßungsnachricht.
Zugang ohne Rezeption: Code, Box, Licht
Ohne Nachtrezeption braucht der späte Gast einen eigenen Weg ins Haus und ins Zimmer. In Pensionen haben sich drei Lösungen durchgesetzt: ein Codeschloss an der Haustür mit einem Code je Buchung, eine Schlüsselbox mit Zahlenschloss am Eingang oder ein Schlüssel, der in einem verschlossenen Fach im Windfang bereitliegt. Welche Geräte es gibt und was sie kosten, vergleicht der Ratgeber Check-in ohne Personal.
Unabhängig von der Technik helfen zwei Dinge, die oft vergessen werden:
- Ein Foto vom Eingang. Schicken Sie mit der Anreisebeschreibung ein Foto der richtigen Tür. Viele Pensionen haben einen Hof, einen Nebeneingang oder ein Restaurant im Erdgeschoss, und im Dunkeln sieht jede Tür gleich aus.
- Eingang im Dunkeln beleuchten. Eine Außenleuchte mit Bewegungsmelder oder Dämmerungsschalter über dem Eingang, gut sichtbare Hausnummer, Licht über dem Codeschloss oder der Schlüsselbox. Wer um 22 Uhr mit dem Koffer ankommt, sucht sonst mit der Handylampe nach den Tasten.
Den Code oder den Hinweis zur Schlüsselbox senden Sie am Anreisetag, nicht schon bei der Buchung. So bleibt der Zugang an die aktuelle Buchung gebunden. Wie die Übergabe ohne Termin vor Ort im Einzelnen abläuft, beschreibt der Ratgeber Übergabe ohne Vor-Ort-Termin.
Meldeschein: nur für ausländische Gäste, Bestätigung am Ankunftstag
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten nur noch für ausländische Gäste. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat § 29 des Bundesmeldegesetzes entsprechend geändert. Für deutsche Staatsangehörige fällt kein Meldeschein mehr an.
Ausländische Gäste unterschreiben nach § 29 Absatz 2 BMG am Tag der Ankunft einen Meldeschein mit den Angaben aus § 30 Absatz 2, unter anderem Ankunft und voraussichtliche Abreise, Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Seriennummer des Ausweises. Nach § 29 Absatz 5 BMG können die Daten auch elektronisch erhoben werden, wenn der Gast ihre Richtigkeit am Ankunftstag bestätigt, etwa über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis. Die Meldescheine bewahren Sie ein Jahr ab Abreise auf und vernichten sie danach innerhalb von drei Monaten (§ 30 Absatz 4 BMG).
Für die späte Anreise bedeutet das: Lassen Sie die Angaben vor der Anreise online ausfüllen und geben Sie den Code für die Haustür erst heraus, wenn der Meldeschein vollständig ist. Dann muss um 22 Uhr niemand mehr am Tresen Ausweise abschreiben. Einzelheiten zu Pflichtangaben und Bußgeldern stehen im Ratgeber zur Meldeschein-Pflicht.
Notfälle: Nummer an die Tür, Rollen festlegen
Auch ein guter Ablauf hat Lücken: Der Code funktioniert nicht, der Gast hat die Nachricht nicht gelesen, im Zimmer fällt die Heizung aus oder der Rauchmelder piept. Für diese Fälle braucht es eine Nummer, die nachts tatsächlich jemand abnimmt.
- Notfallnummer gut sichtbar an die Tür. Am Eingang, neben dem Codeschloss und im Zimmer, in großer Schrift und so, dass man sie im Dunkeln lesen kann. Dazu ein Satz in den Sprachen Ihrer Gäste, zum Beispiel Deutsch, Englisch und Polnisch, wofür die Nummer gedacht ist.
- Wer wird wann angerufen. Legen Sie fest, wer an welchen Tagen erreichbar ist, und schreiben Sie es auf. In Familienbetrieben wechseln sich oft zwei Personen ab. Ohne Plan klingelt am Ende immer dasselbe Handy.
- Was als Notfall gilt. Kein Zugang, Wasserschaden, Heizungsausfall im Winter, Rauch oder Feuer, medizinischer Notfall (dann zuerst 112). Fragen zum Frühstück oder zum Parken gehören nicht dazu und können bis morgens warten oder vorher beantwortet werden.
Hinterlegen Sie außerdem einen zweiten Weg ins Haus, zum Beispiel einen Notschlüssel bei einer Person im Ort. Was passiert, wenn ein Schlüssel ganz fehlt, beschreibt der Ratgeber Schlüsselverlust.
Telefon nach Feierabend: vier Möglichkeiten
Das Telefon am Tresen klingelt auch nach 20 Uhr: Anfragen für ein Zimmer am nächsten Tag, Gäste auf der Anreise, Firmen, die für ihre Monteure buchen wollen. Vier Wege sind üblich, jeder mit Vor- und Nachteilen.
| Möglichkeit | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Weiterleitung aufs Handy | Jeder Anruf erreicht einen Menschen, keine Zusatzkosten | Sie sind immer erreichbar, auch beim Abendessen und nachts |
| Anrufbeantworter | Einfach einzurichten, Feierabend bleibt Feierabend | Rückruf erst am nächsten Morgen, Anfrage ist bis dahin oft woanders gebucht |
| Nachtdienst mit Personal | Gast spricht mit einer Person vor Ort | Personalkosten für wenige Anrufe, Dienstplan nötig |
| Telefonassistent | Nimmt rund um die Uhr an, gibt Auskunft, stellt Notfälle an Ihre Nummer durch | Muss mit Ihren Regeln und Zimmern eingerichtet werden, kostet einen Monatsbetrag |
Welche Lösung passt, hängt vor allem davon ab, wie viele Anrufe abends kommen und wie viele davon wirklich dringend sind. Zählen Sie zwei Wochen lang mit: Uhrzeit, Anlass, ob es bis morgens hätte warten können. Danach ist die Entscheidung meist klar.
Checkliste für den Tresen
- ☐ Späte Ankünfte des Tages auf einer Liste am Tresen, mit Zimmer und Ankunftszeit
- ☐ Anreisebeschreibung mit Foto vom Eingang verschickt
- ☐ Meldescheine der ausländischen Gäste vollständig, bevor der Code rausgeht
- ☐ Außenlicht und Licht am Codeschloss geprüft
- ☐ Schlüssel oder Code für jedes späte Zimmer bereit, Fach verschlossen
- ☐ Notfallnummer an Tür, Codeschloss und in jedem Zimmer
- ☐ Bereitschaft für heute Nacht festgelegt, zweiter Weg ins Haus hinterlegt
- ☐ Telefon umgestellt: Weiterleitung, Anrufbeantworter oder Assistent
Was Zimmerwache dabei übernimmt
Zimmerwache beantwortet Gästefragen auf Airbnb, Booking.com und per E-Mail aus Ihren hinterlegten Hausinformationen, auch abends und nachts. Der Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, nennt freie Zimmer und Preise nach Ihren Regeln und stellt Notfälle an Ihre Nummer durch. Den Online-Check-in mit Meldeschein füllen Gäste vor der Anreise auf Deutsch, Englisch oder Polnisch aus, weitere Sprachen auf Wunsch; die Zugangsdaten gibt es erst danach. In der Pension zählt jedes einzeln buchbare Zimmer als eigene Einheit. Was das kostet, einschließlich der enthaltenen Telefonminuten und der Mindestlaufzeit, steht unter Preise; den Ablauf zeigt So funktioniert es.
Quellen
- Bundesmeldegesetz, § 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten, https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__29.html (abgerufen 26.10.2026)
- Bundesmeldegesetz, § 30 Besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten, https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__30.html (abgerufen 26.10.2026)
- Viertes Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Bürokratieentlastungsgesetz IV), BGBl. 2024 I Nr. 323, https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html (abgerufen 26.10.2026)
