Bei der Frage, was die Verwaltung einer Ferienwohnung kostet, lässt sich keine einzelne Zahl nennen, weil drei grundverschiedene Kostenmodelle im Markt nebeneinander bestehen: eine Beteiligung am Umsatz, ein Software-Abonnement oder ein Beitrag je betreuter Einheit. Dieser Beitrag stellt die drei Modelle gegenüber und rechnet sie für eine, drei und zwölf Einheiten durch, damit sich die eigene Situation einordnen lässt.

Drei Kostenmodelle im Überblick

Provision vom Umsatz. Verwaltungsagenturen für Ferienwohnungen berechnen üblicherweise 10 bis 20 Prozent vom erzielten Übernachtungsumsatz, bei sehr umfassenden Modellen mit Mietgarantie teils mehr. Die Kosten steigen und sinken automatisch mit der Auslastung: In einer schwachen Nebensaison fällt wenig an, in einer sehr guten Saison entsprechend mehr.

Software-Abonnement. Reine Verwaltungssoftware, etwa ein Channel Manager oder eine Buchungsverwaltung, wird meist als monatliches Abonnement je Objekt oder je Zimmer berechnet, unabhängig vom Umsatz. Die Bandbreite reicht von kostenlosen Einstiegsstufen für sehr wenige Einheiten bis zu höheren Beträgen bei umfangreicherer Funktion. Wer eine Software bucht, übernimmt Gästekommunikation, Telefon und Reinigungskoordination weiterhin selbst, wie im Ratgeber zur Channel-Manager-Alternative beschrieben.

Beitrag je betreuter Einheit. Ein dritter Weg berechnet einen festen Betrag je Einheit und Monat, unabhängig vom Umsatz, dafür mit Gästekommunikation, Telefon, Meldeschein und Reinigungskoordination im Leistungsumfang. Zimmerwache arbeitet nach diesem Modell mit 99 Euro netto für die erste Einheit im Monat und 79 Euro netto für jede weitere Einheit; von der zehnten Einheit an sinkt der Beitrag je weiterer Einheit auf 59 Euro netto. Keine Grundgebühr fällt zusätzlich an, alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Modellrechnung: eine, drei und zwölf Einheiten

Die folgenden drei Modellrechnungen vergleichen Provision und festen Beitrag für dieselbe Umsatzannahme je Einheit, damit der Effekt der steigenden Einheitenzahl sichtbar wird.

Illustration: Drei Häuser in wachsender Zahl mit Münzstapeln, dazu die Zimmerwache-Eule
Eine, drei oder zwölf Einheiten: das Kostenmodell entscheidet mit.

Rechenbeispiel: eine Einheit

Angenommen wird ein Übernachtungsumsatz von 1.800 Euro im Monat je Einheit (Redaktionsschätzung, keine Zusage für die eigene Wohnung).

Modell Rechnung Betrag im Monat
Agentur, 15 Prozent Provision 1.800 € × 15 % 270 €
Zimmerwache erste Einheit 99 €
Unterschied 270 € − 99 € 171 €

Bei dieser Annahme liegt der feste Beitrag deutlich unter der Provision. Erst bei einem Monatsumsatz von rund 660 Euro läge die Provision auf demselben Niveau wie der feste Beitrag von 99 Euro; darunter wäre die Provision günstiger, darüber teurer.

Rechenbeispiel: drei Einheiten

Bei gleichbleibender Annahme von 1.800 Euro Umsatz je Einheit und Monat für alle drei Einheiten:

Modell Rechnung Betrag im Monat
Agentur, 15 Prozent Provision 3 × 1.800 € × 15 % 810 €
Zimmerwache 99 € + 2 × 79 € 257 €
Unterschied 810 € − 257 € 553 €

Mit jeder weiteren Einheit zu 79 Euro sinkt der durchschnittliche Beitrag je Einheit gegenüber der ersten Einheit, während die Provision linear mit dem Umsatz jeder einzelnen Einheit weiterwächst.

Rechenbeispiel: zwölf Einheiten

Bei zwölf Einheiten greift ab der zehnten Einheit die niedrigere Stufe von 59 Euro netto. Weiterhin mit 1.800 Euro Umsatz je Einheit und Monat gerechnet:

Modell Rechnung Betrag im Monat
Agentur, 15 Prozent Provision 12 × 1.800 € × 15 % 3.240 €
Zimmerwache 99 € + 8 × 79 € + 3 × 59 € 908 €
Unterschied 3.240 € − 908 € 2.332 €

Der Abstand wächst mit der Anzahl der Einheiten, weil die Provision proportional zum Gesamtumsatz aller Einheiten steigt, während der Beitrag je weiterer Einheit ab der zehnten sogar sinkt. Diese Rechnung gilt für die getroffene Umsatzannahme; bei niedrigerem Umsatz je Einheit fällt der Unterschied kleiner aus, bei höherem Umsatz größer.

Was in der Provision meist enthalten ist – und was nicht

Der Leistungsumfang hinter einer Provision ist nicht einheitlich geregelt und unterscheidet sich zwischen Anbietern erheblich. Häufig enthalten sind Gästekommunikation und Schlüsselübergabe vor Ort, teils auch Reinigung und Wäsche. Nicht immer enthalten sind Portalgebühren von Airbnb oder Booking.com, die unabhängig vom gewählten Verwaltungsmodell zusätzlich anfallen, sowie gelegentlich Zusatzleistungen wie professionelle Fotos oder eine Mietgarantie, die gesondert berechnet werden. Vor einer Vertragsunterschrift lohnt sich deshalb der Blick in die Leistungsbeschreibung, nicht nur auf den Prozentsatz.

Wie Sie die Zahlen für Ihre eigene Wohnung nutzen

Die Beispiele in diesem Beitrag arbeiten mit einer angenommenen Umsatzgröße, die zu Ihrer Wohnung passen kann oder nicht. Setzen Sie deshalb Ihren eigenen Monatsumsatz je Einheit und Ihre eigene Einheitenzahl ein, statt sich auf die Beispielwerte zu verlassen. Der Einnahmen-Check übernimmt genau diese Rechnung mit Ihren Zahlen und zeigt, welches Modell bei Ihrer Auslastung günstiger liegt. Details zum Zimmerwache-Beitrag je Einheit, zur Abrechnung und zur Mindestlaufzeit stehen auf der Seite Preise.

Warum sich der Vergleich jetzt lohnt

Verträge mit Verwaltungsagenturen laufen häufig über mehrere Monate, ein Wechsel mitten in der Hochsaison ist umständlich. Wer die Kostenmodelle vor der nächsten Vertragsverlängerung oder vor Beginn der neuen Saison gegenüberstellt, vermeidet, sich für ein weiteres Jahr an ein Modell zu binden, das zur eigenen Auslastung nicht passt. Ein Angebot für die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer lässt sich unverbindlich anfragen.

Quellen